Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.
Jose Guadalupe Meza Martinez
Lic. en Archivonomía.
Marzo de 2014
RUMBO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN MEXICO

Hasta el 2012 México no contaba con una legislación clara y especifica en materia de archivos que regulara la organización, funcionamiento y la protección del patrimonio documental, existían algunas leyes y lineamientos sin embargo presentaban ambigüedades y no estaban  completamente enfocadas a archivos. 
A principios de la década pasada como parte de los objetivos establecidos dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2002–2006, se impulsó el marco que promueve el derecho constitucional de todo Mexicano a conocer las gestiones de su gobierno por medio de la transparencia de sus actividades, esto a través de un ordenamiento jurídico para regular los derechos y prohibiciones del uso de la información pública, por medio de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, decretada el año 2002, cuya finalidad es proveer y garantizar el acceso a la información en posesión de los Órganos Federales, posteriormente a lo largo del territorio Nacional decretan su propia ley local.

Dos años después y debido a la necesidad de contar con los archivos organizados para poder estar en posibilidad de dar contestación a las solicitudes de información a los ciudadanos, se emiten los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, creyendo que seria la solución para la organización documental de archivos pero no fue así.
Para el año 2007, se realiza un Diagnostico Archivístico por parte del Instituto Federal de Acceso a la Información Publica, obteniendo como resultado una serie de recomendaciones a las Instituciones en cuanto a medidas de política publica, capacitación, la prioridad de los archivos, la profesionalización de los responsables de archivo e infraestructura y personal, entre otros, dejando entrever al mismo tiempo la falta de cumplimiento de los Lineamientos antes mencionados.

Fue hasta el año 2009, cuando se presentaron iniciativas de ley en el Senado, mismo que después de diversas comparaciones y deliberaciones considero una propuesta, pero hasta marzo de 2011 se envía la iniciativa a la Cámara de Diputados para su aprobación y publicación, la cual quedo en la congeladora.
Por lo anterior y preocupados por la situación, se originó una serie de presiones para que se aprobara la Ley Federal de Archivos, en este sentido destacan algunas peticiones para la promulgación de la Ley por parte del gremio de Historiadores, por supuesto, preocupados en la parte cultural, igualmente los Responsables de los Archivos de la Administración Publica, así como consideraciones por parte del Archivo General de la Nación de las bondades de la ley, la cual le daría autonomía y una serie de facultades, también por parte del Instituto de Acceso a la Información Pública Gubernamental en lo concerniente a garantizar el acceso a la información y la protección de datos personales.

En este orden de ideas, en septiembre de 2011, la comisión de Gobernación de los Diputados formo un grupo de trabajo para analizar y dictaminar la minuta e iniciativa para reformar, adicionar o derogar la Ley Federal de Archivos, por ello un grupo de profesionistas realizaron un Pronunciamiento (http://leyfederaldearchivos.blogspot.com) en donde se pide la reformulación de la ley,  para que se tipifique el perfil del Profesional de la Información (Licenciado en Archivonomía, Licenciado en Archivología, y Licenciado en Ciencias de la Información  Documental) y fueran contemplados también para cubrir nombramientos y cargos; de Director del Archivo General de la Nación,  Áreas Coordinadoras de Archivos, titúlales de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos, así como dentro del Consejo Nacional de Archivo, Sistema Nacional de Archivos, Consejo Académico Asesor del AGN y Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal, argumentando que dada su  formación Profesional y Ética son los únicos con los conocimientos requeridos para dirigir la aplicación de forma clara y precisa de los procedimientos técnicos e intelectuales que marca las ciencia Archivística.  
En este sentido, argumentaron también que el hecho de No contemplar el perfil del Profesional de la Información en la ley, era un error sumamente grave, ya que aun cuando un archivo pueda ser dotado y contar con los recursos ilimitados, las mejores tecnologías, edificios acondicionados, formar parte de un Sistema Red de Archivos e inclusive crear un Consejo Nacional de Archivos, no trascenderá si no cuenta con un personal profesional y competente en su área, pues no es viable una ley de trasparencia con respaldo en una ley de archivos o viceversa si el vinculo para acceder a esa información no tiene el conocimiento que se requiere.

No obstante, lo anterior la Ley Federal de Archivos se publica hasta enero de 2012, más que por presiones de cualquier índole, surge por una necesidad generalizada de las instituciones,  pues más allá de los avances tecnológicos los cambios de soporte de la información, los documentos en sí mismos son necesarios para evidenciar y legitimar todo,  por lo menos hasta que la humanidad tenga plena conciencia de sus valores morales y éticos, de ahí el carácter de impresindibilidad de un archivo como medio informativo, de testimonio o evidencia.        
El objetivo de la Ley Federal de Archivos es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural, sin embargo esta normatividad y  no obstante las aportaciones que brinda en materia archivos, tiene carencias o “áreas de oportunidad”  como las que describo a continuación; (menciono el apartado del artículo de la ley y un comentario).
 
Del artículo cuarto,  fracción III. Archivo administrativo actualizado
Comentario:
El concepto como la definición no corresponde, además no figura teóricamente, en ese sentido se recomienda eliminarlo pues se pude confundir con lo que se denomina Archivo de Tramite.

Fracción XVII. Cuadro general de clasificación archivística
Comentario:
La definición es inexacta pues menciona que el Cuadro de clasificación Archivística es Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo, cuando su esencia emana de las funciones y atribuciones a nivel Institución, considerando la estructura orgánica, en ese sentido se sugiere modificar la definición.

XXIX. Metadato:
Comentario:
El termino es redundante pues lo denomina como; conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo, es decir,  pide que se realice la Descripción de la propia Descripción de un documento, en este caso se sugiere se considere se especifique que la  descripción sea sobre el contexto, contenido y estructura de la documentación, asimismo se sugiere en este caso adoptar reglas de la norma ISAD G. para darle el contexto y estructura y con ello queda sistematizado por una norma internacional.

 XXIV. Fondo:
Comentario:
La definición en la ley es limitada, teóricamente un fondo Documental no se limita a la documentación producida orgánicamente, en ese sentido se propone que abarque en la definición;  como fondo a la totalidad de la documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones de su entidad generadora., Los Fondos Documentales son propiamente los sujetos obligados.   

 XXXIV. Sección:
Comentario:
La definición en la ley es limitada, teóricamente una sección Documental no se limita a ser una división de un fondo sino hace referencia propiamente a la documentación, en ese sentido se propone se adicione que; en efecto, es una división del fondo o subfondo pero que además consiste en un conjunto de documentos relacionados entre sí y que se corresponde con las funciones y atribuciones de la institución u organismo que lo origina, asimismo que se contemple que cuando no es posible, se consideren como agrupaciones geográficas, cronológicas, físicas o similares de la propia documentación

 
Artículo 5.
Comentario:
Este artículo referente a principios,  se recomienda no solo contemplar los principios de Conservación, Procedencia, Integridad, Disponibilidad, sino también considerar principios fundamentales como;  Organización.- Disponer de la documentación organizada con el objeto de que la información institucional sea recuperable para su uso en el servicio que los sujetos obligados proporcionan a la ciudadanía y como fuente histórica., Obligatoriedad Archivística.- los sujetos obligados garantizan, la creación, organización, preservación y control de los servicios archivísticos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística., Accesibilidad.-Promover la participación ciudadana en la consulta del patrimonio documental, garantizando el derecho a la información previsto por la Ley correspondiente., Imprescindibilidad.-Los documentos que conforman los archivos son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos acervos pasan a constituir el patrimonio cultural y la identidad Estatal y Nacional, Institucionalidad e instrumentabilidad.-Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión y evaluación administrativa, económica, política y cultural del Estado y la Administración de Justicia, Responsabilidad.- Los servidores públicos son responsables de la clasificación, ordenación, conservación, uso y manejo de los documentos, Administración.- Obligación de los sujetos obligados la administración de los archivos públicos, en virtud de que en ellas se fincan las bases ejecutivas y operativas de los Programas Públicos Gubernamentales, Racionalidad.- Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la Administración Pública y como agentes dinamizadores de la acción federal, Modernización.- los sujetos obligados propugnarán por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, Imprescriptibilidad.- Los archivos tienen una función probatoria de la gestión pública, garantizando su existencia documental.

Artículo 3, fracción II. …A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados…
Comentario:
Es ambigua la idea de la fracción debido a que la ley no menciona en ningún apartado quienes son los “otros sujetos obligados”  se sugiere eliminar el apartado o especificar quienes son los otros sujetos obligados.

Artículo 36. Fracción IX
Comentario:
La fracción del artículo menciona que el Consejo Nacional de Archivos  debe Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos, se sugiere que también se contemple la formación profesional, pues es esencial para la correcta aplicación de la ciencia archivística.

Artículo 36. Son atribuciones del Consejo Nacional de Archivos las siguientes.
Comentario:
Dentro de las atribuciones del consejo, no menciona ninguna acción referente a documentación semi-activa, lo cual deja fuera de su ámbito al archivo de concentración, se sugiere se contemple esa parte.  

 Artículo 37. El Consejo Nacional de Archivos estará integrado por:
Comentario:
Aun cuando se contempla de manera general a la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior; es medular que la integración del consejo también contemple como  institución académica superior especializada en materia de archivos, a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, como pionera en la generación de profesionales de esa materia y única en su tipo,  excluyendo escuelas privadas.

 Artículo 37. Fracción XV.
Comentario:
Si la ley pide en su fracción XV como parte de la integración del concejo un representante de las instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos designado por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior; ya no es necesario que en su fracción XVI pida un representante de los archivos universitarios elegido por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior, en ese sentido se sugiere eliminar la fracción XVI.

Del Artículo 42.
Comentario:
No obstante en el artículo 42 menciona que el Archivo General de la Nación contará con un Consejo Académico Asesor,  quien le asesorará con los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones, además menciona que debe estar  integrado por académicos y expertos destacados, en ese apartado se sugiere que se especifique la materia y conocimientos en que deben ser expertos así como las disciplinas de las academias especializadas, pues se trata de una materia específica y del trabajo de un grupo interdisciplinario profesionista.  

Capítulo III De la Sección de Archivos Presidenciales
Comentario:
Los archivos no deben ser sujetos a clasificaciones especiales,  pues teóricamente no existe diferencia, en ese sentido se sugiere la eliminación del capítulo, pues no debe existir ningún tratamiento especial o distinción, es decir un archivo presidencial o de una oficina tienen el mismo valor para la nación. 

Del Artículo 54.
Comentario:
Solo se contempla sanción por actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos, pero no contemplan las de índole profesional, como por ejemplo al realizar una mala  pre-valoración o una mala valoración que atenta contra el patrimonio de una institución, situación que día a día se ve en los archivos de concentración por no tener el personal capacitado (archivistas, historiadores, etc.)  

 Artículo 48. Fracción 11:
Comentario:
Se sugiere ampliar el perfil del Director General de la Nación también a los profesionales de la información afanosos de la ciencia que estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos y su información, que abarca su organización, instauración, conservación y contexto, así como sus servicios a usuarios y su medular contribución a la historia y administración, entre otras ciencias y disciplinas, en beneficio de nuestra Nación, deben ser considerados.
 
Finalmente la ley menciona que los responsable de archivos deben de tener “Conocimientos y Experiencia en Archivística” pero la realidad dice que no basta con nombrar responsables a cargo de los archivos con “Conocimientos y Experiencia en Archivística” en efecto, esta responsabilidad debe ser dada a un profesionista que vigile la correcta aplicación de la ley dentro del marco de la teoría y práctica Archivística, de tal modo que se garantice que durante el ciclo de vida de la documentación generada por las instituciones, no se pierda aquella que es de valor para la memoria del país, dando pie al trabajo imprescindible que realizan los paleógrafos, investigadores, historiadores, etc.,  que además y principalmente garantice la transparencia y protección de datos de los ciudadanos por medio de la organización documental.

Ciertamente en México debido al desconocimiento de las autoridades acerca del quehacer de los profesionales de la información, se cree que Archivo es sinónimo de Historiadores o Administradores y que a ellos les corresponde dirigir actividades sustantivas de un archivo, cuando realmente estos profesionistas tiene su propio campo de trabajo,  es decir, su injerencia es en otra área, quizá en algunos casos con mayor complejidad pero no completamente útil para desarrollar pleno en el funcionamiento de un archivo, sin embargo el bondadoso mundo de los archivos acoge a todo aquel que se interesa en su noble objetivo, quizá por ello se tiene ese mal concepto, por supuesto que el trabajo interdisciplinario en un archivo con profesionistas de diversas líneas de trabajo,  sin duda es lo mejor que puede suceder a la documentación.

En efecto, no se demerita la importancia de obtener una ley y su reglamento publicado en Mayo de 2014, es un paso significativo para la democracia de un país y para infinidad de cuestiones sociales y culturales, sin embargo en el contexto propiamente de la archivística,  es solo un paso más para obtener una legislación general en materia de archivos que regule esta actividad a nivel Nacional y con ello remediar el gran error cometido en 2012 al promulgar una Ley de Transparencia sin prever una normatividad archivística, pues vulnero los archivos ya que se inmiscuyo  indebidamente en el ámbito de éstos sin contemplar  conocimientos profesionales, técnicos o inclusive mecánicos, situación por la que actualmente existen evidencias de actividades realizadas sin conocimiento específicos de la ciencia archivística, sin mencionar las cantidades de recursos desperdiciados. 

El escenario actual, envuelto de todas las reformas promovidas por la administración en turno se visualiza una oportunidad para establecer una ley que regule de forma homogénea los archivos desde su conformación hasta su administración con base en la teoría y práctica archivística y de acuerdo a la realidad Mexicana, la cual solo será posible si se considera a expertos en la materia como los que he mencionado anteriormente, de lo contrario si se permite el acaparamiento de reflectores solo por cuestiones políticas, de publicidad e intereses  personales, se obtendrá una aberración de ley por parte de la autoridad responsable.      

Ciertamente la reforma en materia de trasparencia realizada en febrero pasado del 2014,  abre la posibilidad de formalizar una Ley General de Archivos que garantice a todo ciudadano, que se le dará a conocer en ejercicio de sus derechos, la información contenida en los archivos para saber con veracidad lo que realmente ocurre en la administración pública, en ese orden de ideas y en caso de conseguirse una Ley General de Archivos, además de las mejoras mencionadas con anterioridad en la Ley Federal y su reglamento se deben contemplar algunos puntos importantes como los que menciono a continuación;

 
ü Que en una Ley General de Archivos se contemple la figura de la Unidad Central de Correspondencia, como parte de un sistema institucional de archivos, como la responsable de la generación, recepción, seguimiento y control del manejo de la correspondencia de entrada y salida., actualmente existe esa figura en las instituciones como como oficialía de partes o espacio de contacto ciudadano pero que no están consideradas como parte de un sistema, de tal forma que trabajan independientes a toda normatividad en materia de archivo, lo que contrapone en principio la teoría archivística pues es ahí donde ingresan los documentos que forman expedientes que a su vez conforman series documentales que pueden ser susceptibles a integrarse al archivo histórico.

 ü Los miembros del Consejo Nacional de Archivos, órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional, cuenten con un perfil específico enfocado a materias como la historia, Archivonomía, Ciencias de la Información, Administradores, contadores y abogados.  
ü Considerar que el tratamiento que se debe dar a la información dentro de los archivos, en cuanto a la organización documental, debe poseer fundamentos ontológicos objetivos que emanan del propio “ser informacional”, es decir que contenga características propias para estudiarse objetivamente y quede a cargo de manos competentes, especializadas y sobre todo con  reconocimiento oficial.
 
ü La capacitación de los responsables de los diferentes tipos de archivos para que coadyuven correctamente a la elaboración de los instrumentos archivísticos de control y consulta. de nada sirve tener instrumentos de consulta y control archivístico si estos no reflejan fielmente la clasificación física, la ordenación e instalación de los archivos, es una simulación propia de desconocimiento en el tema.

ü Establecer los mecanismos de acceso a la información alineados a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información en caso de que las consultas sean realizadas in situ por solicitantes. 

ü Proponer la adopción de Normas internacionales en materia de archivos, pero solo desarrolladas por personal experto en materia archivística.  

ü Se considere que las áreas coordinadoras de archivo no solo cubran el perfil que se especifica en el recién publicado reglamento de la ley de archivos, sino que sean evaluadas las profesiones actuales en ese puesto, que no sean afines con el contexto, que demuestren de manera clara las metodologías de enseñanza/aprendizaje que confirmen su capacidad para dirección de la organización documental y el manejo de la información, es decir no sólo se debe contemplar y cumplir con los perfiles indicados, sino que se deben evaluar y validar los puestos ya en función en materia de administración y gestión documental, con el propósito de obtener instrumentos que arrojen indicadores sobre los cuales podamos fincar el crecimiento y con ello desarrollar esquemas a la par del avance mundial en materia de archivos, de información y rendición de cuentas en cada institución.

 ü Se considere que si ya se reformó nuestra Constitución, también debe someterse a una reforma la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, para incluir la práctica de la organización y conservación de los archivos.

ü Que se establezca de manera obligatoria la existencia de un los archivo de trámite, concentración y en su caso histórico que se encarguen al 100% a atender todo lo referente en materia de archivos con atribuciones concretas, que aseguren que al organizar un archivo se debe asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo integrados en expedientes.

 ü Se contemple y sobre todo se dejar claro cuál será el sistema de clasificación archivística y las variantes aceptadas, evitando interpretaciones.

 ü Que se establezca de manera puntual cuando un expediente, siendo histórico puede consultarse sin violar el carácter de reserva o confidencialidad.

 ü Que considere parámetros generales y específicos para sistemas de administración de documentos electrónicos.

 ü Establecer la obligatoriedad de conformar comités de valoración documental por cada sujeto obligado para garantizar que no se pierda la historia documental de la Nación en los archivos de concentración por desconocimiento de los responsables.

ü verificar en los artículos de la ley cuando alguno hace referencia a documentos de archivo y expedientes, debido a que el uso es indiscriminado infiriendo que es lo mismo cuando no es así. 

ü Agregar a la terminología el concepto de Subfondo: entendido este  como la primera división utilizada para demarcar la unidad administrativa específica y sustantiva que está generando los documentos de que se trata., pues la dinámica cambiante y evolutiva de los sujetos obligados lo amerita, así como el impacto a la hora de realizar una clasificación archivística a algún expediente.

 ü Considerar la posibilidad para que instancias públicas y privadas puedan financiar tareas archivísticas y de rescate de archivos en medios rurales, etc. 
 
ü Que se de autonomía operativa, presupuestaria y de decisión al Archivo General de la Nación.

Es un hecho que contar con una Ley Federal de Archivos coadyuva a la transparencia y para  que las instituciones gubernamentales recuperen la confianza de los mexicanos, sin embargo el contar con una Ley General en materia de Archivos debidamente articulada con bases teóricas y No políticas, se puede recuperar más que la confianza, me refiero a la identidad como Nación que solo da la legitimidad de los documentos históricos.