LA CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA BAJO NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Diseñador y Capacitador Certificado de Cursos de Capacitación
 
         Parte de los motivos por los cuales ha surgido el interés en los archivos, se debe a la serie de transformaciones sociales y reestructuración en el ámbito económico, político, social y cultural que sufre el país por diferentes factores, entre ellos, el crecimiento demográfico y la globalización, ya que demandan una mayor complejidad de la estructura de su ordenamiento jurídico, económico Nacional y relaciones Internacionales, teniendo como consecuencia la proliferación de información y por ende sus soportes.

No obstante, la trayectoria que tiene el tema de los archivos en México, se viene a desarrollar con mayor auge e interés a partir del 2002, con la promulgación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, derivada de diversas peticiones de organizaciones de la sociedad e instituciones académicas para la creación de la misma, igualmente la demanda por parte de la Organización para la Cooperación y  Desarrollo Económico (OCDE)i, por las consultas que mantuvo el Banco Mundial (BM)ii con el equipo de transición política del país, además de cuestiones políticas en lo que atañe a la competencia electoral, así como otras demandas por parte de grupos empresariales, investigadores, inversionistas, etc., para contar con información fidedigna sobre el gobierno y sus finanzas, dos años después de la promulgación de dicha Ley que dio vida al Instituto Federal de Acceso a la Información, institución fundamental para el camino hacia la democracia del país, misma que en conjunto con el Archivo General de la Nación emitieron los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, ya que son considerados el insumo principal para subsanar la demanda de las peticiones de información de los ciudadanos con respecto a los actos de gobierno, en este sentido, los archivos se dejan de percibir como un depósito de papeles o bodega de documentos para ocupar un lugar fundamental dentro de las instituciones, esto nuevamente respondiendo en aras de la extensión del capitalismo pero sobre todo para coadyuvar en la instauración de una sociedad democrática.

Aún cuando los progresos en materia de legislación y normatividad archivística han proliferado considerablemente en la última década, se ha visto coartado el avance en materia de organización de archivos, debido principalmente que en su mayoría el perfil del personal responsable no interpreta adecuadamente la legislación y normatividad que regula la actividad de los archivos, por tanto no responde al nivel que se requiere para dirigir y administrar un archivo de una institución que pretende considerarse en un futuro próximo de nivel mundial, de tal forma que la demanda de los profesionales administradores de la información cuyo perfil es el idóneo ha ido en ascenso exigiendo un mayor numero de matrícula en el área.

En efecto, el personal idóneo es aquel que domina “la ciencia que estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos, desde su instauración, conservación, contexto y organización, así como servicios a usuarios y su medular contribución a la historia y administración entre otras ciencias y disciplinas”1 cuya injerencia además abarca “el estudio y aplicación de sus principios teóricos, la gestión de documentos desde su surgimiento, expurgo, transferencias documentales, el control, acceso y servicios de información a usuarios incluyendo la difusión en amplio sentido, el contexto de los archivos, inclusive de la institución que los produjo, la descripción de diferentes tipos de documentos con independencia de su soporte, así como su evolución y normatividad que los regula, al igual que su conservación, restauración y reproducción, entre otras”2

Actualmente en el país existe una institución con una clara y honrosa trayectoria, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, principal promovedora y formadora de profesionistas en el área desde hace más de medio siglo, cuyo objetivo primordial es “Formar al Licenciado en Archivonomía capaz de diseñar, implementar, desarrollar, innovar, y evaluar sistemas archivísticos, elaborando programas de administración de documentos, de conservación y de difusión, basados en la preservación y manejo de la información, acordes a las políticas nacionales e internacionales; utilizando para ello los avances de la tecnología, con un alto sentido ético en el contexto actual de modernización”3, así como al Licenciado en Biblioteconomía cuya formación cuenta con mayor trayectoria y reconocimiento, asimismo han integrado recientemente instituciones dentro de su oferta académica este perfil, por su parte la Escuela de Ciencias de la Información de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí con la Licenciatura en Archivología y la Universidad Autónoma del Estado De México con la Licenciatura en Ciencias de la Información Documental, contribuyendo en la demanda de estos profesionistas en adelante {profesional de la información}.

En este sentido, a pesar de la poca tradición de una cultura archivística de las instituciones del país, el contar con un profesional de la información que responda a los requerimientos de la época resulta esencial para el desarrollo de sus actividades, en efecto, las bondades y beneficios que brinda un archivo debidamente organizado a una institución, van desde el control y seguridad de la información hasta su utilización de antecedente como parte medular de sus funciones que impacta en la calidad de sus actividades y por ende en su reconocimiento, en general dentro del marco económico, político, cultural, científico, inclusive tecnológico, la correcta utilización de la información contenida en los archivos resulta de suma importancia para contribuir al desarrollo de la Nación, ya que se obtienen incuantificables beneficios, por mencionar algunos; al transparentar la información de las instituciones y garantizar su disponibilidad con respecto a sus finanzas, trae como consecuencia;

·         La seguridad de inversionistas extranjeros para invertir su capital en el país.
·         Los ciudadanos pueden conocer, supervisar e inclusive evaluar las acciones de sus gobernantes de tal forma que puedan demandar una constante rendición de cuentas
·         En conjunto la sociedad puede obtener pruebas contundentes de corrupción
·         A correcta aplicación de la teoría y práctica archivística a todos aquellos documentos generados por el estado en cualquier etapa y valor dará mayor firmeza y credibilidad al sustento de las investigaciones contribuyendo a la memoria cultural del país.
·         La información archivística discernida a través de los medios tecnológicos favorece a la formación del conocimiento de la Nación

Todo lo anterior, por supuesto, referido a la información contenida en los archivos, entendida como el conjunto orgánico de documentos, fiel testigo de una sociedad democrática con una compleja organización que prueba su evolución y por ende su civilización.

Ciertamente, a raíz de la Ley de Transparencia y los Lineamentos de Organización de Archivos, se ha venido realizando por parte de instituciones educativas e inclusive el IFAI y AGN, diferentes programas de profesionalización del personal que labora en los archivos federales, a través de diplomados y talleres, etc., además de los esfuerzos de la ENBA, UAESLP, UAEMEX, por aumentar su matrícula de profesionales de la información que evidentemente cada día son más, sin embargo, aún siendo optimistas en conjunto los esfuerzos de las instituciones mencionadas no cubren aún la demanda del mercado laboral en nuestro país, ya que esta, no solamente se da en las instituciones gubernamentales de cualquier nivel de gobierno, sino también en las empresas privadas inclusive en personas físicas, de ahí la importancia de la capacitación archivística, que por supuesto, no viene a resolver la problemática por arte de magia, pero si a coadyuvar creando una conciencia y cultura en el personal responsable del manejo de los documentos de archivo, en este sentido, los cursos de capacitación archivística vienen a desarrollar conocimiento en el personal para realizar actividades técnicas y medianamente complejas de los procesos archivísticos que les encomiendan.

En este mismo orden de ideas, la capacitación archivística debe ser desempeñada estricta y únicamente por profesionales de la información, ya que ningún otro profesional cuenta con el sustento y base teórica, debido a que sus conocimientos son de otra índole, quizá en algunos casos más compleja, pero no útil para el caso que atañe al medio de los archivos, en este sentido, es preciso mencionar que los profesionales de la información dada su formación profesional y ética son los únicos con la capacidad requerida para impartir discernimientos claros y precisos de los procedimientos técnicos e intelectuales archivísticos a los participantes de un curso de capacitación, dado que sus fundamentos realizados en la teoría y práctica archivística resultan esenciales para la comprensión y asimilación para un aprendizaje significativo, por supuesto, entre otros factores meramente pedagógicos.

Actualmente existen normas específicas para desarrollar la capacitación con calidad, además garantizan un aprendizaje considerable entre los participantes, estas al igual que otras normas son comprendidas como estándares de patrón y comparación, denominadas así como expresiones normalizadas que describen e identifican las competencias requeridas para realizar una actividad productiva, conformada por conocimientos, habilidades, destrezas, comprensión y actitudes, de acuerdo al Consejo Nacional de Normalización y Certificación, en el caso especifico de la normas técnicas de competencia laboral descritas más adelante incluyen; lo que una persona hace, la forma en que puede juzgarse lo hizo, las condiciones en que lo hizo y los tipos de evidencia de lo que hizo con base a un conocimiento, igualmente describir la capacidad para obtener resultados de calidad, resolver problemas, transferir conocimientos, habilidades y destrezas que surgen de una función.

En este sentido, la norma técnica de competencia laboral NUGCH002.01 para el Diseño de Cursos de Capacitación Presenciales, sus instrumentos de evaluación y material didáctico y la norma NUGCH001.01 para la impartición de cursos de capacitación presenciales aprobadas por el Comité Técnico del Consejo Nacional de Normalización y Certificación el 01 de marzo de 2007, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 24 octubre de 2007, bajo un Nivel de competencia No. Tres, para aplicarlas a “una amplia gama de diferentes actividades laborales llevadas a cabo en una gran variedad de contextos que en su mayor parte, son complejos y no rutinarios, mismas en las que existe una considerable responsabilidad y autonomía y a menudo se requiere el control y la provisión de orientación a otras personas”4, por su parte el Sistema de Información del Catálogo Nacional de Ocupaciones (SICNO) determina estas Normas dentro del Módulo Ocupacional a los Capacitadores e instructores y su clave 1123-02 así como al Capacitador con código 1123- 02-0, Facilitador con código 1123-02-02, e Instructor con código 1123-02-03. todos dentro de la Clasificación 61 según el Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (SCIAN) que corresponde a los Servicios educativos del cual se deriva el sector 61 y de este (y sucesivamente) el Subsector: 611, Rama: 6117, Sub-rama:61171 y Clase: 611710, todas correspondientes a los Servicios de Apoyo a la Educación.

El perfil de la norma técnica NUGCH002.01 está compuesto por tres elementos que parten de la unidad denominada Diseño de Cursos de Capacitación Presenciales, sus instrumentos de evaluación y material didáctico, el primer elemento, consiste en diseñar cursos de capacitación, el segundo para diseñar instrumentos para la evaluación y el ultimo para desarrollar los materiales didácticos, todos para los cursos presenciales.

En efecto, la norma está constituida de tres elementos, mismos que están sujetos a criterios de evaluación aplicados a productos de la actividad a realizar, en el caso del primer elemento; Diseño de cursos de capacitación presenciales está integrado por los requerimientos siguientes:

1. La guía de instrucción
2. plan de sesión
3. La información contenida en la guía de instrucción
4. Los objetivos generales, particulares y específicos
5. Los objetivos de aprendizaje
6. Los temas y subtemas
7. Las técnicas de instrucción
8. Las técnicas grupales
9. Las actividades de enseñanza aprendizaje
10. Las estrategias de evaluación

Al diseñar un curso de capacitación bajo esta norma, en este elemento se deberá observar dominio de los principios de las teorías del aprendizaje: Conductismo, Cognitivismo, Constructivismo, Humanismo, de los Principios de educación de adultos y de las técnicas grupales: Expositiva, Diálogo/discusión, Demostración/ejecución, igualmente al ser aplicado se realizará con orden, reflejando un secuencia lógica entre los temas y subtemas en las actividades de enseñanza aprendizaje.

Por su parte, el segundo elemento; Diseñar instrumentos para la evaluación, está enfocado a 7 productos;

1. Los criterios de evaluación
2. El contenido del instrumento de evaluación
3. Los reactivos elaborados para el instrumento de evaluación
4. Las instrucciones elaboradas para la aplicación del instrumento de evaluación
5. El instrumento de evaluación
6. La hoja de respuestas
7. El instrumento para la evaluación de satisfacción del curso

En este caso, se deberá considerar la definición de validez, confiabilidad  y definir las características de los instrumentos de evaluación de habilidades, destrezas y conocimiento, observando en su caso los principios para la elaboración de reactivos.

En lo que respecta al último elemento para desarrollar los materiales didácticos;

1. El manual del instructor
2. El contenido del manual del instructor
3. La introducción
4. El contenido de los temas y subtemas
5. Las técnicas de instrucción
6. Los ejercicios
7. Los materiales didácticos

Estos productos deberán tener correspondencia con las actividades de enseñanza aprendizaje de la guía de instrucción y el perfil del participante.

En lo que respecta a la Norma NUGCH001.01 para la impartición de cursos de capacitación presenciales fija en su perfil para su desarrollo en tres elementos;

El primer elemento para preparar las cesiones de cursos de capacitación presenciales abarca la elaboración de;

A) Plan de sesión
* Corresponde con la Guía de Instrucción del curso
* De acuerdo con los objetivos del curso
* Especifica objetivos de la sesión
* Especifica contenido temático
* Indica duración
* Especifica material de apoyo
* Indica requerimientos humanos, materiales y equipos
* Especifica actividades
* Indica las técnicas de instrucción
* Específica forma de evaluación, cuándo se aplica, sus criterios y finalidad
* Indica el perfil conocimientos y habilidades de los participantes
* Incluye los datos generales del curso especificados en la Guía de Instrucción
* Establece el lugar de instrucción

B) Lista de verificación de los requerimientos de la sesión
* Corresponde con la Guía de Instrucción y el Plan de Sesión
* De acuerdo con el número de participantes
* Corresponde con la organización de los recursos humanos, materiales y equipos

El segundo elemento para preparar las cesiones de cursos de capacitación presenciales abarca la elaboración de;
A) Encuadre
* Al inicio de la sesión acorde a lo establecido en el diseño del curso

De acuerdo al objetivo y metodología en la Guía de Instrucción y al Plan de Sesión;
* Se vigila la participación de los integrantes del grupo
* Se realiza la presentación del curso y del Plan de Sesión
* Se crea ambiente participativo
* Se presenta el objetivo de aprendizaje a alcanzar
* Se ajustan expectativas del curso
* Se acuerdan reglas de operación y participación
* Se realiza contrato de aprendizaje

B) En el desarrollo del contenido de temas de la Guía de Instrucción y Plan de Sesión:
* Se aplican técnicas grupales
* Se usan principios de educación de adultos
* Manejo del lenguaje verbal y no verbal acorde con las características de los participantes

C) Facilitar el proceso de aprendizaje del grupo
* De forma permanente durante las sesiones
* De acuerdo al objetivo del curso
* Conforme con los acuerdos establecidos en el encuadre
* De acuerdo con la dinámica de sus integrantes

D) Manejo de los equipos y materiales de apoyo didáctico
* Conforme a instrucciones de uso y recomendaciones didácticas

E) Realización de ajustes pertinentes al Plan de Sesión
* Conforme con los resultados de las evaluaciones aplicadas

F) Facilitación de la realización de síntesis de contenidos temáticos
* Al final de la sesión
* Se consideran logros y lo que falta por cubrir

G) Se comunica a los participantes de su avance
* De acuerdo a los resultados obtenidos en evaluaciones
* Con relación a los objetivos de aprendizaje
* Se proporciona orientación para el logro de los objetivos no alcanzados

H) Conducción del grupo para la formulación de compromisos de aplicación del aprendizaje:
* Es conforme con los objetivos generales y específicos
* Se incluyen acciones concretas
* Se especifica la forma de medirlos
* Se indica la fecha de cumplimiento

I) Sugerencia al grupo cursos de capacitación de mayor alcance
* De acuerdo con los intereses de los participantes
* Se Informa la manera de acceder a ellos

J) Cierre del curso con la participación del grupo
* Incluyendo el resumen general
* Indicando el logro de expectativas y objetivos.

El último elemento es respecto a la evaluación de los cursos de capacitación y se completa de la siguiente forma:

A) Informar a los participantes sobre la forma en que se evaluará su aprendizaje:
* Durante el encuadre
* Especificando el momento
* Indicando criterios que aplicarán
* Se especifica instrumentos a utilizar

B) Aplicando las evaluaciones diagnóstica, intermedia y final del aprendizaje:
* De acuerdo a sus instrucciones con base en los objetivos y criterios de evaluación establecidos para el curso.

C) Aplicado el instrumento para evaluar la satisfacción sobre el curso
* Al final del mismo, de acuerdo a sus instrucciones.

D) Obteniendo los resultados de las evaluaciones analizados
* Se especifica avances logrados con relación a los resultados de aprendizaje planeados indicando desviaciones presentadas.

E) Realización del informe final del curso
* Incluye el punto de vista del instructor acerca del proceso y del desempeño grupal
* Especifica el nivel de cumplimiento de los objetivos y de las expectativas
* Incluye contingencias y mejores prácticas
* Contiene el resumen de las recomendaciones de los participantes para mejorar el curso
* Incluye resultado de las evaluaciones y Contiene el registro de asistencia.

El conjunto de los elementos que componen los perfiles de cada norma requieren de preparación y conocimiento pleno, ya que son laboriosos y complejos pero sumamente claros, de ahí los resultados favorables al diseñar e impartir los cursos de capacitación archivística bajo las premisas que marcan citadas normas, ya que el aprendizaje de los participantes prácticamente es una garantía.

Cabe mencionar, que las normas citadas tienen una estrecha vinculación con las normas de calidad, esta se da por dos factores, el primero precisamente por que las normas ISO contemplan que las organizaciones deben detectar las necesidades y con base a ello diseñar y desarrollar programas de capacitación para sus trabajadores, esta capacitación es más firme impartida bajo las normas de competencias, el segundo factor se da en la compartición de la metodología del proceso de certificación, sustentada en la tipificación, la contribución de los empleados, inclusive la evacuación del evaluador externo en los procesos de las normas cuyo objetivo es obtener un desempeño por el participante.

La normas ISO 9000 específicamente en el su apartado de capacitación, precisa la obligación de la empresa o institución por la identificación y establecimiento de los procedimientos con base a las necesidades de capacitación del personal siendo este el ideal, debiendo estar calificado con un nivel de educación y experiencia de cuerdo al nivel del desempeño de sus actividades o tareas, igualmente marca la obligación de mantener registros relativos a la capacitación, cabe mencionar, que en los puntos 18.1.1, 18.1.4, 18.2, 18.3.1 y 18.4, también se hace mención de las recomendaciones sobre las necesidades de Capacitación

Sin duda la aplicación de estas normas viene a ser un parte aguas, cambiando y mejorando la manera tradicional de impartir la capacitación, debido a que el avance en materia archivística y las constantes transformaciones de que es objeto, además de la inserción de la calidad su gestión continúa requieren en la actualidad que el profesional de la información sea el encarado de impartir la capacitación archivística, ya que se entiende a este como un profesionista hábil, inexorable, dinámico con conocimientos a conciencia, diestro para unificar un vocabulario científico con una expresión, pero sobre todo en la comunicación de los conceptos imprescindibles en materia, estableciendo un vínculo entre lenguajes especializados de otras áreas.

A manera de conclusión, cabe mencionar que es menester la capacitación Archivística, no solo por la obligatoriedad que estipula la legislación o por las tendencias globales, si no por los beneficios y bondades que implica, esta debe hacerse desde la sensibilización hasta la aplicación dirigida desde el personal directivo hasta el operativo que laboran en un archivo, en especial gubernamental, debido a que su responsabilidad social es mayor y deben responder a la altura de la demanda actual, pero sobre todo adquirir los conocimientos específicos que requiere el respeto a la integridad de los documentos generados por el estado en pro de la nación y por ende de sus ciudadanos.


1 ConCiencia Archivística. [en línea], México: La Archivonomía. Disponible en [http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/laarchivistica_ 7307.html] consultada: el 01 Abril de 2011.
2 Idem
3 Escuela Nacional de biblioteconomía y Archivonomía. [en línea], México: objetivos de la carrera. Disponible en [http://www.enba.sep.gob.mx/objetivos_de_la_carrera.html] consultada: el 15 Abril de 2011.
4 Cuarenta preguntas mas frecuentes sobre competencia laboral [en línea], Bogotá Col.: disponible en: http://www.oei.org.co/iberfop/documentos/40-norma.pdf consultado el 5 de mayo de 2011.


Notas:
i organización de cooperación internacional, compuesta por 33 países entre ellos México, cuyo objetivo es coordinar sus políticas económicas y sociales. Fue fundada en 1960.
ii organismo especializado de las Naciones Unidas, que se define como una fuente de asistencia financiera y técnica para los llamados países en desarrollo

Bibliografía:
Concejo Nacional de Normalización y Certificación (México). NUGCH002.01: Diseño de cursos de capacitación presenciales, sus instrumentos de evaluación y material didáctico. México: D.F., 2007. 10 p.
Concejo Nacional de Normalización y Certificación (México).NUGCH001.01: Impartición de cursos de capacitación presenciales. Méx. D.F., 2007. 10 p.
Concejo Nacional de Normalización y Certificación de Competencias Laborales. CONOCER. Disponible en: <http://www.conocer.gob.mx/>.fecha de consulta 20 de abril de 2011.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. ENBA. Disponible en: <http://www.enba.sep.gob.mx>.fecha de consulta 24 de abril de 2011.
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. IFAI. Disponible en: <www.ifai.org.mx/ >.fecha de consulta 2 de abril de 2011.
International Organization For Standardization. ISO. Disponible en: <http://www.iso.org/ >. fecha de consulta 3 de mayo de 2011.
Universidad Autónoma de San Luis Potosí. UASLP. Disponible en: <http://www.uaslp.mx>. fecha de consulta 24 de abril de 2011.
Universidad Autónoma del Estado de México. UAEMEX. Disponible en: <http://www.uaemx.mx>. fecha de consulta 24 de abril de 2011.

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