Marzo de 2014
RUMBO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN MEXICO
Hasta el 2012 México no
contaba con una legislación clara y especifica en materia de archivos que regulara
la organización, funcionamiento y la protección del patrimonio documental, existían
algunas leyes y lineamientos sin embargo presentaban ambigüedades y no estaban completamente enfocadas a archivos.
A principios de la década
pasada como parte de los objetivos establecidos dentro del Plan Nacional de Desarrollo
2002–2006, se impulsó el marco que promueve el derecho constitucional de todo
Mexicano a conocer las gestiones de su gobierno por medio de la transparencia
de sus actividades, esto a través de un ordenamiento jurídico para regular los
derechos y prohibiciones del uso de la información pública, por medio de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
decretada el año 2002, cuya finalidad es proveer y garantizar el acceso a la
información en posesión de los Órganos Federales, posteriormente a lo largo del
territorio Nacional decretan su propia ley local.
Dos años después y
debido a la necesidad de contar con los archivos organizados para poder estar
en posibilidad de dar contestación a las solicitudes de información a los
ciudadanos, se emiten los Lineamientos Generales para la Organización
y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, creyendo que seria la solución para la
organización documental de archivos pero no fue así.
Para el año 2007, se realiza un Diagnostico
Archivístico por parte del Instituto Federal de Acceso a la Información
Publica, obteniendo como resultado una serie de recomendaciones a las
Instituciones en cuanto a medidas de política publica,
capacitación, la prioridad de los archivos, la profesionalización de los
responsables de archivo e infraestructura y personal, entre otros, dejando
entrever al mismo tiempo la falta de cumplimiento de los Lineamientos antes
mencionados.
Fue hasta el año
2009, cuando se presentaron iniciativas de ley en el Senado, mismo que después
de diversas comparaciones y deliberaciones considero una propuesta,
pero hasta marzo de 2011 se envía la iniciativa a la Cámara de Diputados para
su aprobación y publicación, la cual quedo en la congeladora.
Por lo anterior y
preocupados por la situación, se originó una serie de presiones para que se aprobara
la Ley Federal de Archivos, en este sentido destacan algunas peticiones para la
promulgación de la Ley por parte del gremio de Historiadores, por supuesto,
preocupados en la parte cultural, igualmente los Responsables de los Archivos
de la Administración Publica, así como consideraciones por parte del Archivo
General de la Nación de las bondades de la ley, la cual le daría autonomía y
una serie de facultades, también por parte del Instituto de Acceso a la
Información Pública Gubernamental en lo concerniente a garantizar el acceso a
la información y la protección de datos personales.
En este orden de
ideas, en septiembre de 2011, la comisión de Gobernación de los
Diputados formo un grupo de trabajo para analizar y dictaminar la minuta e
iniciativa para reformar, adicionar o derogar la Ley Federal de
Archivos, por ello un grupo de profesionistas realizaron un Pronunciamiento (http://leyfederaldearchivos.blogspot.com)
en donde se pide la reformulación de la ley, para que se tipifique el perfil del
Profesional de la Información (Licenciado
en Archivonomía, Licenciado en Archivología, y Licenciado en Ciencias de la
Información Documental) y fueran contemplados
también para cubrir nombramientos y cargos; de Director del Archivo General de
la Nación, Áreas Coordinadoras de
Archivos, titúlales de Archivos de Trámite, Concentración e Históricos, así
como dentro del Consejo Nacional de Archivo, Sistema Nacional de Archivos, Consejo
Académico Asesor del AGN y Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo
Federal, argumentando que dada su formación Profesional y Ética son los únicos
con los conocimientos requeridos para dirigir la aplicación de forma clara y
precisa de los procedimientos técnicos e intelectuales que marca las ciencia
Archivística.
En este sentido,
argumentaron también que el hecho de No contemplar el perfil del Profesional de
la Información en la ley, era un error sumamente grave, ya que aun cuando un
archivo pueda ser dotado y contar con los recursos ilimitados, las mejores
tecnologías, edificios acondicionados, formar parte de un Sistema Red de
Archivos e inclusive crear un Consejo Nacional de Archivos, no trascenderá si
no cuenta con un personal profesional y competente en su área, pues no es
viable una ley de trasparencia con respaldo en una ley de archivos o viceversa
si el vinculo para acceder a esa información no tiene el conocimiento que se
requiere.
No obstante, lo
anterior la Ley Federal de Archivos se publica hasta enero de 2012, más que por
presiones de cualquier índole, surge por una necesidad generalizada de las
instituciones, pues más allá de los
avances tecnológicos los cambios de soporte de la información, los documentos
en sí mismos son necesarios para evidenciar y legitimar todo, por lo menos hasta que la humanidad tenga
plena conciencia de sus valores morales y éticos, de ahí el carácter de
impresindibilidad de un archivo como medio informativo, de testimonio o
evidencia.
El objetivo de la Ley
Federal de Archivos es establecer las disposiciones que permitan la
organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la
Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía
legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación
entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los
municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así
como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia
histórica, social, técnica, científica o cultural, sin embargo esta
normatividad y no
obstante las aportaciones que brinda en materia archivos, tiene carencias o
“áreas de oportunidad” como las que
describo a continuación; (menciono el apartado del artículo de la ley y un comentario).
Comentario:
El concepto como la definición no corresponde, además no figura teóricamente, en ese sentido se recomienda eliminarlo pues se pude confundir con lo que se denomina Archivo de Tramite.
Fracción
XVII. Cuadro general de
clasificación archivística
Comentario:
La definición
es inexacta pues menciona que el Cuadro de clasificación Archivística es
Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo, cuando su esencia emana de las funciones y atribuciones
a nivel Institución, considerando la
estructura orgánica, en ese sentido se sugiere modificar la definición.
XXIX. Metadato:
Comentario:
El termino es
redundante pues lo denomina como; conjunto
de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de
archivo, es decir, pide que se
realice la Descripción de la propia Descripción de un documento, en este caso
se sugiere se considere se especifique que la
descripción sea sobre el contexto, contenido y estructura de la
documentación, asimismo se sugiere en este caso adoptar reglas de la norma ISAD
G. para darle el contexto y estructura y con ello queda sistematizado por una
norma internacional.
La definición
en la ley es limitada, teóricamente un fondo Documental no se limita a la
documentación producida orgánicamente, en ese sentido se propone que abarque en
la definición; como fondo a la totalidad
de la documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o
persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones de su entidad
generadora., Los Fondos Documentales son propiamente los sujetos obligados.
La definición
en la ley es limitada, teóricamente una sección Documental no se limita a ser
una división de un fondo sino hace referencia propiamente a la documentación,
en ese sentido se propone se adicione que; en efecto, es una división del fondo
o subfondo pero que además consiste en un conjunto de documentos relacionados
entre sí y que se corresponde con las funciones y atribuciones de la
institución u organismo que lo origina, asimismo que se contemple que cuando no
es posible, se consideren como agrupaciones geográficas, cronológicas, físicas
o similares de la propia documentación
Artículo 5.
Comentario:
Este artículo referente a principios,
se recomienda no solo contemplar los principios de Conservación, Procedencia, Integridad,
Disponibilidad, sino también considerar principios fundamentales como; Organización.- Disponer de la
documentación organizada con el objeto de que la información institucional sea
recuperable para su uso en el servicio que los sujetos obligados proporcionan a
la ciudadanía y como fuente histórica., Obligatoriedad Archivística.- los
sujetos obligados garantizan, la creación, organización, preservación y control
de los servicios archivísticos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa
archivística., Accesibilidad.-Promover la participación ciudadana en la
consulta del patrimonio documental, garantizando el derecho a la información
previsto por la Ley correspondiente., Imprescindibilidad.-Los
documentos que conforman los archivos son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos acervos pasan a
constituir el patrimonio cultural y la identidad Estatal y Nacional, Institucionalidad e
instrumentabilidad.-Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para
la gestión y evaluación administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la Administración de Justicia, Responsabilidad.- Los servidores
públicos son responsables de la clasificación, ordenación, conservación, uso y
manejo de los documentos, Administración.- Obligación de los sujetos obligados la administración de los
archivos públicos, en virtud de que en ellas se fincan las bases ejecutivas y
operativas de los Programas Públicos Gubernamentales, Racionalidad.- Los
archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
Administración Pública y como agentes dinamizadores de la acción federal, Modernización.-
los sujetos obligados propugnarán por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos,
Imprescriptibilidad.- Los archivos tienen una función probatoria de la
gestión pública, garantizando su existencia documental.
Artículo 3, fracción II. …A la autoridad que se determine en las disposiciones
secundarias aplicables a los otros sujetos obligados…
Comentario:Es ambigua la idea de la fracción debido a que la ley no menciona en ningún apartado quienes son los “otros sujetos obligados” se sugiere eliminar el apartado o especificar quienes son los otros sujetos obligados.
Artículo 36.
Fracción IX
Comentario:La fracción del artículo menciona que el Consejo Nacional de Archivos debe Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos, se sugiere que también se contemple la formación profesional, pues es esencial para la correcta aplicación de la ciencia archivística.
Artículo 36. Son atribuciones del
Consejo Nacional de Archivos las siguientes.
Comentario:
Dentro de las atribuciones del consejo, no menciona
ninguna acción referente a documentación semi-activa, lo cual deja fuera de su
ámbito al archivo de concentración, se sugiere se contemple esa parte.
Aun cuando se
contempla de manera general a la Asociación Nacional de Universidades e
Instituciones de Educación Superior; es medular que la integración del consejo
también contemple como institución
académica superior especializada en materia de archivos, a la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía, como pionera en la generación de
profesionales de esa materia y única en su tipo, excluyendo escuelas privadas.
Si la ley
pide en su fracción XV como parte de la integración del concejo un
representante de las instituciones de docencia, investigación, o preservación
de archivos designado por la Asociación Nacional de Universidades e
Instituciones de Educación Superior; ya no es necesario que en su fracción XVI pida un representante de los
archivos universitarios elegido por la Red Nacional de Archivos de Educación
Superior, en ese sentido se sugiere eliminar la fracción XVI.
Del Artículo 42.
Comentario:
No obstante
en el artículo 42 menciona que el Archivo General de la Nación contará con un
Consejo Académico Asesor, quien le
asesorará con los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas
especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de
alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones, además menciona que debe
estar integrado por académicos y
expertos destacados, en ese apartado se sugiere que se especifique la materia y
conocimientos en que deben ser expertos así como las disciplinas de las
academias especializadas, pues se trata de una materia específica y del trabajo
de un grupo interdisciplinario profesionista.
Capítulo III De la
Sección de Archivos Presidenciales
Comentario:
Los archivos
no deben ser sujetos a clasificaciones especiales, pues teóricamente no existe diferencia, en
ese sentido se sugiere la eliminación del capítulo, pues no debe existir ningún
tratamiento especial o distinción, es decir un archivo presidencial o de una
oficina tienen el mismo valor para la nación.
Del Artículo
54.
Comentario:
Solo se contempla sanción por actuar con
negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa,
ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos, pero no contemplan las de índole
profesional, como por ejemplo al realizar una mala pre-valoración o una mala valoración que
atenta contra el patrimonio de una institución, situación que día a día se ve
en los archivos de concentración por no tener el personal capacitado
(archivistas, historiadores, etc.)
Se sugiere ampliar el perfil del Director General de la
Nación también a los profesionales de la información afanosos de la ciencia que estudia el conjunto de
conocimientos exactos y controlados de los archivos y su información, que
abarca su organización, instauración, conservación y contexto, así como sus
servicios a usuarios y su medular contribución a la historia y administración,
entre otras ciencias y disciplinas, en beneficio de nuestra Nación,
deben ser considerados.
Finalmente la ley menciona
que los responsable de archivos deben de tener “Conocimientos y Experiencia en
Archivística” pero la realidad dice que no basta con nombrar responsables a
cargo de los archivos con “Conocimientos y Experiencia en Archivística” en
efecto, esta responsabilidad debe ser dada a un profesionista que vigile la
correcta aplicación de la ley dentro del marco de la teoría y práctica
Archivística, de tal modo que se garantice que durante el ciclo de vida de la
documentación generada por las instituciones, no se pierda aquella que es de
valor para la memoria del país, dando pie al trabajo imprescindible que
realizan los paleógrafos, investigadores, historiadores, etc., que además y principalmente garantice la
transparencia y protección de datos de los ciudadanos por medio de la
organización documental.
Ciertamente en México
debido al desconocimiento de las autoridades acerca del quehacer de los
profesionales de la información, se cree que Archivo es sinónimo de
Historiadores o Administradores y que a ellos les corresponde dirigir
actividades sustantivas de un archivo, cuando realmente estos profesionistas
tiene su propio campo de trabajo, es
decir, su injerencia es en otra área, quizá en algunos casos con mayor
complejidad pero no completamente útil para desarrollar pleno en el
funcionamiento de un archivo, sin embargo el bondadoso mundo de los archivos
acoge a todo aquel que se interesa en su noble objetivo, quizá por ello se
tiene ese mal concepto, por supuesto que el trabajo interdisciplinario en un
archivo con profesionistas de diversas líneas de trabajo, sin duda es lo mejor que puede suceder a la
documentación.
En efecto, no
se demerita la importancia de obtener una ley y su reglamento publicado en Mayo
de 2014, es un paso significativo para la democracia de un país y para
infinidad de cuestiones sociales y culturales, sin embargo en el contexto
propiamente de la archivística, es solo
un paso más para obtener una legislación general en materia de archivos que
regule esta actividad a nivel Nacional y con ello remediar el gran error
cometido en 2012 al promulgar una Ley de Transparencia sin prever una normatividad
archivística, pues vulnero los archivos ya que se inmiscuyo indebidamente en el ámbito de éstos sin
contemplar conocimientos profesionales,
técnicos o inclusive mecánicos, situación por la que actualmente existen
evidencias de actividades realizadas sin conocimiento específicos de la ciencia
archivística, sin mencionar las cantidades de recursos desperdiciados.
El escenario
actual, envuelto de todas las reformas promovidas por la administración en
turno se visualiza una oportunidad para establecer una ley que regule de forma
homogénea los archivos desde su conformación hasta su administración con base
en la teoría y práctica archivística y de acuerdo a la realidad Mexicana, la
cual solo será posible si se considera a expertos en la materia como los que he
mencionado anteriormente, de lo contrario si se permite el acaparamiento de
reflectores solo por cuestiones políticas, de publicidad e intereses personales, se obtendrá una aberración de ley
por parte de la autoridad responsable.
Ciertamente
la reforma en materia de trasparencia realizada en febrero pasado del
2014, abre la posibilidad de formalizar
una Ley General de Archivos que garantice a todo ciudadano, que se le dará a
conocer en ejercicio de sus derechos, la información contenida en los archivos
para saber con veracidad lo que realmente ocurre en la administración pública,
en ese orden de ideas y en caso de conseguirse una Ley General de Archivos,
además de las mejoras mencionadas con anterioridad en la Ley Federal y su
reglamento se deben contemplar algunos puntos importantes como los que menciono
a continuación;
ü
Que
en una Ley General de Archivos se contemple la figura de la Unidad Central de
Correspondencia, como parte de un sistema institucional de archivos, como la
responsable de la generación, recepción, seguimiento y control del manejo de la
correspondencia de entrada y salida., actualmente existe esa figura en las
instituciones como como oficialía de partes o espacio de contacto ciudadano
pero que no están consideradas como parte de un sistema, de tal forma que
trabajan independientes a toda normatividad en materia de archivo, lo que
contrapone en principio la teoría archivística pues es ahí donde ingresan los
documentos que forman expedientes que a su vez conforman series documentales
que pueden ser susceptibles a integrarse al archivo histórico.
ü
Considerar
que el tratamiento que se debe dar a la información dentro de los archivos, en
cuanto a la organización documental, debe poseer fundamentos ontológicos
objetivos que emanan del propio “ser informacional”, es decir que contenga
características propias para estudiarse objetivamente y quede a cargo de manos
competentes, especializadas y sobre todo con reconocimiento oficial.
ü
La
capacitación de los responsables de los diferentes tipos de archivos para que
coadyuven correctamente a la elaboración de los instrumentos archivísticos de
control y consulta. de nada sirve tener instrumentos de consulta y control
archivístico si estos no reflejan fielmente la clasificación física, la
ordenación e instalación de los archivos, es una simulación propia de
desconocimiento en el tema.
ü
Establecer
los mecanismos de acceso a la información alineados a la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información en caso de que las consultas sean realizadas in situ
por solicitantes.
ü
Proponer
la adopción de Normas internacionales en materia de archivos, pero solo
desarrolladas por personal experto en materia archivística.
ü
Se
considere que las áreas coordinadoras de archivo no solo cubran el perfil que
se especifica en el recién publicado reglamento de la ley de archivos, sino que
sean evaluadas las profesiones actuales en ese puesto, que no sean afines con
el contexto, que demuestren de manera clara las metodologías de
enseñanza/aprendizaje que confirmen su capacidad para dirección de la
organización documental y el manejo de la información, es decir no sólo se debe
contemplar y cumplir con los perfiles indicados, sino que se deben evaluar y
validar los puestos ya en función en materia de administración y gestión
documental, con el propósito de obtener instrumentos que arrojen indicadores
sobre los cuales podamos fincar el crecimiento y con ello desarrollar esquemas
a la par del avance mundial en materia de archivos, de información y rendición
de cuentas en cada institución.
ü
Que
se establezca de manera obligatoria la existencia de un los archivo de trámite,
concentración y en su caso histórico que se encarguen al 100% a atender todo lo
referente en materia de archivos con atribuciones concretas, que aseguren que
al organizar un archivo se debe asegurar la disponibilidad, localización
expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo integrados en
expedientes.
ü
verificar
en los artículos de la ley cuando alguno hace referencia a documentos de
archivo y expedientes, debido a que el uso es indiscriminado infiriendo que es
lo mismo cuando no es así.
ü
Agregar
a la terminología el concepto de Subfondo: entendido este como la
primera división utilizada para demarcar la unidad administrativa específica y
sustantiva que está generando los documentos de que se trata., pues la dinámica
cambiante y evolutiva de los sujetos obligados lo amerita, así como el impacto
a la hora de realizar una clasificación archivística a algún expediente.
ü
Que
se de autonomía operativa, presupuestaria y de decisión al Archivo General de
la Nación.
Es un hecho que contar con una Ley Federal de Archivos
coadyuva a la transparencia y para que las
instituciones gubernamentales recuperen la confianza de los mexicanos, sin
embargo el contar con una Ley General en materia de Archivos debidamente articulada
con bases teóricas y No políticas, se puede recuperar más que la confianza, me
refiero a la identidad como Nación que solo da la legitimidad de los documentos
históricos.
