Es una actividad dentro del proceso archivístico que consiste en dar apertura al expediente, analizando el asunto del documento ingresado, en caso de no existir antecedente para darlo de alta y contemplar un asunto de reciente creación.
Este proceso implica una actividad intelectual fundamental para mantener la organización del acervo, es decir, la clasificación documental la cual consiste, en asignar una codificación al expediente de reciente creación, misma que reflejara por una parte el origen del documento, por lo tanto, el área que lo produjo y por otra la ordenación que prevalecerá.
Una vez identificada la clasificación documental del expediente, se elabora un elemento importante al interior o exterior considerado de control, este es la carátula de expediente, el cual es un auxiliar de identificación que establece mecanismos de control y acceso a los documentos contenidos para su utilización, algunos elementos de la mencionada carátula son: la jerarquización, clasificación de la información, fundamento legal, destino final y de existir observaciones, estos elementos deberán de empatar con el cuadro de clasificación y catálogo de disposición documental, ya concluida las actividades que involucran la expedientación se procede a su alta en el inventario correspondiente para su posterior integración.
Esta actividad es realizada en el Archivo de Trámite por ser documentos en fase activa de uso frecuente y con valores primarios, es importante destacar que en esta fase del documento, al realizarla de manera equivocada el error continua generando un caos en cuestión de espacio como ya se menciono además de duplicar expedientes, situación en la cual se ve afectado el factor tiempo ya que es utilizado de manera errónea al invertirlo en la búsqueda de expedientes, aparte de echar mano de un recurso humano que bien podría atender otra actividad impactando en el servicio al usuario
Es importante que el proceso de expedientación sea realizado con base al cuadro de clasificación documental, ya que esta documentación será la que conformara las series documentales mismas a las que, una vez realizadas las respectivas transferencias previo expurgo y valoración conformarán parte de los fondos documentales dentro de un Archivo Histórico.
