Este tipo de archivo surge como consecuencia del uso esporádico y de los procesos archivísticos de expurgo y transferencia de los expedientes que han terminado su gestión, pero que son necesarios para apoyarse como referencia o consulta posterior, el servicio que brindan principalmente es de resguardo, custodia y administración por un tiempo determinado, en efecto, su importancia “radica sobre la base de memoria documental que alberga este repositorio, por encontrarse en sus fondos documentación de trámites concluidos como parte integral de su engranaje administrativo y por ende forma parte de un sistema informativo y cultural para la entidad de la administración que la conserva”[1]
En efecto, la conformación del archivo de concentración se da a partir de expedientes de consulta eventual que fueron trasladados para su conservación y administración por el tiempo que dure su vida semiactiva para su posterior valoración y en consecuencia eliminación o transferencia al archivo histórico.
En este sentido el archivo de concentración es la unidad responsable de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los que deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.
Para realizar estas actividades el archivo de concentración debe de llevar a cabo sus responsabilidades y procesos a través de una adecuada planeación, organización, dirección, coordinación y supervisión encaminadas a la correcta administración de la documentación y resguardo, así como establecer políticas generales, de operación y funcionamiento de sus procedimientos, cuidar las condiciones de higiene y seguridad, administrar sus recursos todo bajo las premisas que marca la normatividad o legislación a la cual están sujetos.
Quizá el más importante sin demeritar a los anteriormente mencionados procesos archivísticos, es el aplicado a la documentación transferida a este archivo después de determinado el período de tiempo que establece el área generadora o la legislación vigente, que es; la valoración documental, cuyo propósito es identificar valores secundarios en los expedientes que posteriormente formaran parte del archivo histórico.
Cabe mencionar que dentro del ciclo vital del documento el archivo de concentración se localiza en la fase semiactiva cuya documentación contenida en el mismo conserva sus valores primarios, administrativos, fiscales, legales y contables.
