No obstante, el término denominado en esta fase a la documentación con valores secundarios como inactiva, administrada por el archivo histórico es quizá, donde se realizan un mayor número de procesos en su mayoría intelectuales destinados precisamente a la colaboración cultural de la institución generadora e inclusive de la memoria colectiva del país, misma que es considerada patrimonio de la humanidad.
Esta documentación inactiva proviene de la valoración realizada en el archivo de concentración en donde se identifican los valores secundarios y se realiza la transferencia secundaria, una vez en el archivo histórico queda sujeta a procesos archivísticos como el de organización, mismo que se desarrolla con base al principio de procedencia, este está integrado por la clasificación , la ordenación y la instalación, que con independencia de la ordenación de instalación topográfica se respeta la ordenación por el principio de respeto al orden original.
En este sentido la documentación inactiva queda sujeta a otros procesos como son la descripción, la conservación e inclusive la difusión, la primera es una actividad intelectual en la cual se identifica la información contenida en los documentos inactivos para realizar los enlaces por medio de puntos de acceso y así obtener la información en muchos casos sin tener que recurrir al documento físicamente, esto se realiza por medio de instrumentos técnicos archivísticos como son el cuadro de clasificación, inventarios, los catálogos, guía, etc., el segundo proceso es aquel que garantiza el adecuado estado físico de los documentos inactivos interviniendo en el medio que se encuentran e inclusive en su estructura, por medio de la restauración y el último enfocado a promover el acervo inactivo y los servicios del propio archivo, todo lo anterior con fines culturales.
Es importante destacar que los documentos inactivos administrados por el archivo histórico cuentan con valores documentales secundarios; Evidencial, dado a los documentos que contienen información imperiosa que dejan ver el principio y progreso de una Institución o persona, Testimonial proporcionado a los documentos que reflejan las relaciones y actividades del hombre y la sociedad, siempre entendidas como testimonio; es decir, que da fe de un hecho, prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa; y por último el Informativo, dado a los documentos que sirve como fuente de conocimiento demuestra o prueba algo y aporta información específica para el estudio o investigación.
Actualmente y con el advenimiento de los medios tecnológicos se ha desarrollado paulatinamente la inserción de estos recursos en los archivos como auxiliares en el desempeño de sus funciones.
