Es la génesis del ciclo de vida del documento en donde está sujeto a una gestión administrativa y su principal finalidad es el establecimiento formal de la comunicación entre las Instituciones o personas, en esta fase su estadía y resguardo se da hasta que el asunto o trámite por el cual fue creado el documento concluye.
Al respecto, Antonia Heredia nos dice que la primera fase del documento dentro del ciclo vital “Es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Está cerca del funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente.”[1]
Por su parte el autor Mendoza Gunnar, define a la fase activa como aquella que surge “cuando el documento se produce y por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades, trámites de los individuos y de las entidades”[2]
En concreto, esta fase hace referencia exclusivamente al período que inicia en el lapso en que el documento es recibido o elaborado para cumplir con determinada tarea, favoreciendo la gestión o conclusión de las soluciones que fueron elaborados, en este sentido, la finalidad de la fase activa es no tener mezclados los expedientes con sus documentos que ya concluyeron su objetivo o gestión, con los que están en ese proceso.
Continuando con la idea anterior para evitar que estén mezclados los expedientes, se realizan una serie de actividades archivísticas encaminadas precisamente a identificar la diferencia de los expedientes de uso continuo al esporádico a través de instrumentos de control, en este sentido, cabe mencionar que estas actividades archivísticas son realizadas desde el ingreso o surgimiento del documento y que se van dando conforme al paso del tiempo, al propio desarrollo y conclusión del asunto para el cual fueron creados.
En ésta fase los generadores del documento serán los usuarios del mismo, ya sea como consulta o seguimiento de gestión de este, además la teoría del ciclo vital del documento dice, que los documentos tienen valores primarios documentales denominados administrativo, legal, fiscal o contable y que el encargado de realizar los procesos técnicos archivísticos adecuados que garantizarán la organización y control documental; así como la valoración y transferencia primaria es el Archivo de Trámite.
