La fase inactiva es donde la utilidad de los documentos por su información es de mayor relevancia, a pesar de su conclusión útil para gestiones de la Institución, adquiere un valor para la investigación, la información contenida en estos documentos adquirió ese carácter en cuanto a su valor documental, el cual es sumamente valioso para el estudio del comportamiento de la sociedad e investigaciones, ya que su veracidad como fuente primaria de información no es cuestionable terminados los procesos de validación de la misma.
En esta tercera fase “el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación, su resguardo y conservación serán definitivas,”[1] la organización documental en esta fase al igual que la activa y semiactiva, corresponde a los principios básicos de la archivística, el de respeto de procedencia y orden original.
El carácter de documentación histórica se da por los mismos plazos de resguardo y por la valoración documental en donde se identifican los valores documentales denominados; evidencial, testimonial e informativo, el uso de esta documentación es de carácter social y su guarda es permanente.
Una más de las actividades fundamentales que se realiza a la documentación inactiva, es la conservación que no es otra cosa que la subsistencia continúa de la información contenida en los documentos, misma que garantizará que al paso del tiempo no se pierdan estos testimonios fundamentales que evidencian la evolución del hombre y por ende su historia, “el acto de conservar tiene como finalidad principal, dar a conocer tanto los acontecimientos del pasado a las generaciones del futuro como los medios o soportes que se han utilizado para ese fin a lo largo de la historia”[2] otra actividad importante a la cual se sujeta la documentación inactiva, es la descripción documental cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis, organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo, sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado instrumentos de descripción como son la guía, inventarios, catálogos, etc.
Cabe mencionar que la organización de la documentación inactiva está a cargo del Archivo Histórico.
