Son los medios que posibilitan el acceso a los documentos y por ende a la información, Se hallan varios tipos de instrumentos que se utilizan dependiendo de las agrupaciones documentales y el grado de detalle en que son descritas; en forma general, se encuentra la Guía de Archivo en donde se colocan datos importantes del archivo como historia y desarrollo del mismo, se refleja una descripción general de los fondos y series del acervo, servicios, horarios, etc., el inventario es un instrumento aún más exacto, pues su función es reflejar precisa y sintetizada la documentación del acervo y su existencia además auxilia en el control, búsqueda., de manera mas específica se encuentra el catálogo, el cual refleja la descripción individualizada de las unidades documentales de una serie.
Con respecto a la guía, el autor Cruz Mundet menciona que “Centra su atención en un solo archivo así posea uno o más fondos. La información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales”sic[1].
Heredia Herrera, afirma que es “una obra cuya finalidad primordial es informar panorámicamente sobre el conjunto documental: en la Guía se hace historia de la Institución o Instituciones que producen la documentación, de las vicisitudes por las que éstas han pasado hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con el conjunto de archivos con un denominador común”[2]
Ambos autores manejan y refieren la concepción de guía que aporta el Dr. T R. Schellenberg, quien afirma que las guía se divide en dos clasificaciones las generales y especificas (sumarias o descriptivas) la primera se refleja la información relativa al archivo, es decir, su creación, edificio, dependencia, servidores, servicios, sobre los fondos que se albergan, volumen de unidades, fechas, además la relación de los instrumentos de descripción sobre los fondos. Y en la segunda se limita a un fondo o una de sus secciones haciendo referencia a la historia de la Institución que produjo los documentos, resaltando las funciones y actividades reconstruyendo en muchas ocasiones el proceso de nacimiento hasta la decadencia –en su caso- dando al usuario o investigador un panorama más amplio para el sustento de su investigación.
La Guía, en definitiva, es un Instrumento archivístico que representa en su totalidad o a nivel de fondo las características generales que componen al propio archivo y a su acervo.
Por su parte el inventario es el instrumento archivístico que se lleva a cabo con el propósito de conocer el contenido de un acervo, éste consiste en la enumeración de todos y cada uno de los elementos que forman un conjunto de documentación que se trabajara, siguiendo un orden de colocación en el archivo, mencionado conjunto de documentos puede ser desde un archivo completo, un solo fondo de archivo, hasta pieza documental.
En efecto, es el sustento de todo trabajo de descripción, ya que crea las condiciones para profundizar gradualmente, el campo de acción del inventario es el fondo documental o una sección de archivo y de forma completa en las series documentales, con la finalidad de dar constancia de la documentación para conocer los contenidos generales y la localización del material, éste tiene tres funciones para el archivista su control interno, para el investigador la orientación e información, en el caso del Archivo Histórico las dos últimas funciones son de mayor relevancia porque el inventario es el reflejo de la organización del material de un fondo documental.
El inventario describe las unidades que constituyen a las series documentales, en función de éstas podemos distinguir entre el “…inventario somero (describe las unidades de la instalación) y el analítico (describe las unidades archivísticas: los expedientes) este instrumento es la verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental: la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer lo que se tiene y como está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización de otra, de modo que, ante cualquier búsqueda ofrezca siempre una respuesta pertinentemente rápida…”[3]
Las características indispensables que debe de tener todo inventario para que pueda cubrir sus objetivos de describir los fondos o secciones de archivo guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación en el depósito son:
-Se realiza de forma estructural tomando en cuenta el fondo, sección y serie.
-En la localización se contempla el número de volúmenes y cantidad de expedientes
-Las fechas extremas, síntesis de asuntos de la caja y observaciones generales se toman para el apartado de descripción.
“son tres clases de datos: los referidos la localización de la serie, los que identifican y caracterizan dicha serie y los que vinculan a su origen…” [4] estos diferentes datos son los que componen a un inventario y deben de ser ofrecidos en columnas consultivas, acompañados de la indicación de volúmenes (cajas, legajos, carpetas, etc.).
Con respecto al catálogo, palabra que se deriva del latín “catalogus” y este del griego “catálogos” y significa; lista memoria de personas o cosas. Para la archivística, el “Catálogo, es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional”[5].
En efecto, el catálogo es la herramienta que describe “el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran un fondo, una serie, una sección. Sus objetivos son servir como medida de control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares”[6].
La importancia y trascendencia de la catalogación radica en constituirse en un instrumento de descripción archivística emanado del análisis profundo de los documentos o unidades, utilizado para conocer el contenido de la información en los mismos, su localización y para el usuario como medio de consulta a través de cedulas o fichas en donde se realiza sistemáticamente el registro.
Los catálogos toman como "unidad de descripción la pieza documental o la unidad archivística siendo su campo de acción no tan definido, sino mucho más flexible y parcelado; ya que, puede ser una serie total o parcial u otras áreas más variadas en cuanto se refieren a temas o a un período cronológico concreto"[7], es decir, los catálogos se pueden realizar sobre algún tema o personaje en particular.
A manera de conclusión sobre los instrumentos de descripción, hay que agregar a este punto que los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos Federales de México, tienen el propósito de que se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información que por derecho toca a los ciudadanos de este país.
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[1] CRUZ MUNDET José Ramón. Op. Cit. p. 274[2] HEREDIA HERRERA Antonia, Op. Cit. p. 322[3] CRUZ MUNDET José Ramón, Op. Cit. p. 283[4] HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit. p. 337[5] Ibidem. p. 359[6]ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNAM. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de Universidades e Instituciones de Educación Superior, Mexico: UNAM, P. 95[7] HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit. p. 360
