La unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Concentración, una vez que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración secundaria los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase al permanecer en el Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para su conservación y custodia permanente.
Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estará controlada de manera certera con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir.
Para el Archivo General de la Nación la transferencia secundaría: “Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes.”[1]
Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoración secundaria, la primera si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo Histórico; En caso que, posterior a la valoración secundaria se concluya que hay documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el párrafo anterior son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuración.
Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentración al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante en cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en su siguiente fase o dados de baja.
Cabe mencionar que ls documentos cuando son transferidos previa valoración secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidencial por contener estas características los documentos dan una aportación sociocultural.
En consecuencia la entrega por parte del Archivo de Concentración debe ser exacta, el inventario realizado contendrá la cantidad exacta de expedientes, así como el contenido por unidad de conservación (caja), por otro lado, la recepción por parte del Archivo Histórico a través de una persona designada la cual revisará detalladamente que la documentación en cuestión cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto.
