El documento desde que es generado requiere de un seguimiento en sus fases del ciclo vital por medio de procesos específicamente técnicos archivísticos los cuales permiten:
· Identificar si los documentos son parte de un asunto ya existente, de ser así, el documento es integrado al expediente.
· Dar pauta para la apertura de expedientes cuando el documento no cuenta con antecedente de asunto previo.
· Identificar el expediente por medio del área generadora y de acuerdo a su función, la cual dio origen para su elaboración.
· Dentro del acervo hay que asignar el método de ordenación adecuado y ubicar con la ya establecida por el área productora que permita ser el punto de acceso y fácil recuperación para apoyar a los usuarios en la toma de decisiones.
· Retirar fotocopias, objetos que dañen los documentos como son: clips, grapas, broches, etc.
· Seguimiento de las fases del documento, para transferirlos en tiempo y forma al archivo específico correspondiente, el cual reflejara el estadio del documento, coadyuvando de esta manera con los procesos.
· Dictaminar si los documentos que concluyen su plazo de conservación en el Archivo de Concentración, cuentan con los valores secundarios para ser transferidos al Archivo Histórico por contar con valores permanentes conocidos como secundarios. De lo contrario. se procede a su eliminación debidamente requisitado con apego a la ley, normas, lineamientos o códigos a seguir por mencionar algunos, según sea el caso. Cabe mencionar que esta actividad se realiza a través de un profundo análisis por medio de un grupo interdisciplinario.
De acuerdo con lo mencionado es importante la aplicación de los procesos técnicos archivísticos de forma correcta, de otra manera se rompe toda armonía, así como su intensión que es recuperar los documentos de manera pronta y expedita, así como su administración, entre otras.
En este orden de ideas, los procesos intelectuales y técnicos archivísticos son el conjunto de actos sincronizados encaminados a identificar, así como de colaborar en el acceso a los documentos, estos son; La Clasificación Documental, Expedientación, Glosa, Ordenación Documental, Expurgo, Transferencia Primaria, Valoración Documental, Transferencia Secundaria y Depuración, con su correcta aplicación coadyuva a la administración de los mismos.
