Como transferencia entendemos que es el trasladar, cambiar de ubicación, traspasar o entregar documentos reflejando de esta manera su cambio de estadio a otra fase de su ciclo, en el ámbito archivístico. Además de reflejar que la fase activa de los documentos ha concluido, al mismo tiempo, marca el comienzo de la fase siguiente que es la semiactiva, los documentos con estas características son candidatos idóneos para su conservación precaucional y custodia en el Archivo de Concentración.
“Para el Archivo General de la Nación la transferencia primaria es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios.”[1]
En este mismo orden de ideas la transferencia primaria es la operación de traslado de documentos semiactivos que cursan la segunda fase del ciclo vital del documento en donde la consulta baja de intensidad pasando a ser esporádica. Se involucra el instrumento de descripción para llevar el control, este es el inventario de transferencia primaria mismo que da constancia del volumen documental de manera directa y tiene relación con cada responsable de unidad archivística al involucrarlos en la entrega recepción debidamente requisitado, garantizando de esta forma la custodia de los documentos en su etapa semiactiva.
Con esta actividad es beneficiado el archivo de trámite al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando lugar al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante en cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en el Archivo de Concentración en su fase semiactiva.
Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, siguen siendo objeto de consulta con menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento, por este motivo la transferencia primaria se realizará con una acta de entrega.
El instrumento de descripción involucrado de manera directa es el inventario de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a transferir al Archivo de Concentración, mismo que dará la pauta para la actualización de ambos instrumentos en cada archivo en cuestión de actualización.
[1] AGN Introducción a la organización de archivos 2004
