El surgimiento de este tipo de archivo se viene a dar como un menester de las propias instituciones para demostrar su origen y sustento, por medio de los documentos, su importancia radica en sus servicios informativos al momento de gestionar, tramitar o consolidar un asunto o en alguna toma de decisión, de tal forma que este archivo es pilar medular para el funcionamiento de las instituciones, por tanto, la organización de la documentación que en esta unidad se genera, debe de establecerse desde su creación por medio de una clasificación garantizando la oportuna recuperación de los documentos.
En este sentido en el archivo de trámite es el “lugar donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por éstas, por tanto, toda institución genera, maneja y utiliza documentación para ello; el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma.”[1]
En el archivo de trámite es donde comienzan las primeras actividades archivísticas, esta unidad administrativas tiene la finalidad de realizar procesos y técnicas destinadas a la correcta administración de los documentos que se encuentran en una actividad constante, ya que son necesarios para el ejercicio de las atribuciones y por tanto funciones de la institución, dependencias o entidades, ya que a través de estos se realizan las gestiones, desahogos y atención de indefinidos asuntos cotidianos, esta finalidad es llevada a cabo por medio de una adecuada planeación, organización, coordinación y supervisión de las actividades archivísticas de la unidad, como por ejemplo; la recepción y despacho de correspondencia, clasificación, integración, descripción, resguardo de los expedientes, préstamos, transferencias, etc., y lo más importante cumplir y vigilar el cumplimiento de las disposiciones tanto políticas, normativas, jurídicas vigentes aplicables a estos procesos,
En efecto la información contenida en este archivo “posee un alto valor desde el punto de vista estratégico y legal, ya que no solo apoya la toma de decisión y la labor operativa de la organización con mayor eficiencia y eficacia, si no que sirve de evidencia de su propia gestión, su importancia radica en que podemos determinar las obligaciones, condiciones, medios y procedimientos a través de las que se garantizara el acceso de toda persona a la información en el momento oportuno”[2]
Cabe mencionar que dentro del ciclo vital del documento el archivo de trámite, se localiza en la fase activa y cuya documentación contenida en la misma cuenta con valores primarios, administrativos, fiscales, legales y contables.
