Etimológicamente, Documento proviene del verbo latino Docere, que significa pequeña enseñanza.
En amplio sentido es el testimonio de una actividad humana plasmada en algún soporte ya sea en el desarrollo de una función o de su actividad cotidiana sin importar su lengua lugar, etc., por ejemplo, informáticamente archivo electrónico cuenta con atributos textuales, gráficos, sonido, etc., que independientemente del programa y medio de almacenamiento para su procesamiento es considerado un documento.
En este sentido los documentos se pueden considerar como Textuales y no textuales, los primeros son los que contienen información escrita sobre papel y el segundo son los que transmiten la información por medio de otro tipo de soporte y que están hechos para verse, oírse y manipularse.
En el contexto archivístico el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo internacional de archivos define al documento como todo aquello que contenga información, de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física y moral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad.
Ampliando esta idea, documento es la estrecha relación entre un soporte y la información que contiene, cuyas características van desde una antigua tabla de barro hasta una unidad de almacenamiento de información electrónico, el conocimiento que transmite es decir, información, inclusive el útil inscriptor que se utiliza para fijar el contenido.
Cambe mencionar que cuando los documentos se producen para apoyar en la realización de las actividades facultadas de las organizaciones o instituciones y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren un carácter seriado y se denominarán series documentales.
Estos documentos al paso del tiempo y de acuerdo con la índole por la cual fueron creados adquieren valores, mismos que determinan su importancia, utilización, e inclusive su destrucción, en esta parte es donde juega un papel importante la información del documento, ya que a través de un análisis metodológicamente establecido que abarca el contexto de surgimiento, finalidad y conclusión de la diligencia para lo que fueron creados.
Como se menciona el párrafo anterior, la generación de documentos es atribuida a una persona o entidad como resultado o consecuencia de su actividad, de ahí que esta documentación requiere de un tratamiento especial y aplicación de procesos archivísticos los cuales colaboran dando la estructura requerida para su organización.
