Capacitación Archivística

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México, D. F.
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Ciclo Vital y el Archivo de Concentración


El archivo de concentración es el responsable de los procesos archivísticos aplicables en la fase semiactiva del documento de acuerdo al ciclo vital, esta documentación surge como consecuencia de su uso esporádico y de los procesos archivísticos realizados en el archivo de trámite, la valoración primaria, expurgo y transferencia primaria, en este sentido este archivo brindará principalmente el resguardo, custodia y administración de esta documentación por un tiempo determinado.
En efecto, corresponde al archivo de concentración el tratamiento de la documentación semiactiva con la finalidad de garantizar la administración de los mismos desde la recepción, la pronta integración al acervo, ordenación y registro topográfico de las unidades de conservación así como su pronta recuperación y consulta., en este sentido este archivo, se apoyará en los recursos técnicos necesarios. 
Por otra parte, en esta fase y dentro de este archivo se realiza una actividad intelectual denominada Valoración secundaria, la cual consiste en el análisis de los documentos semiactivos con valores documentales primarios para identificar los valores documentales secundarios, esta actividad determina el destino final de la documentación llevada a cabo a partir de normas y técnicas que identifican la utilidad histórica o eliminación de la documentación, a través de mencionada valoración documental, la cual debe observar en todo momento apego a la legislación archivística vigente, a fin de deslindar responsabilidades.

Otra actividad importante marcada por el ciclo vital del documento es la Transferencia secundaria que es el puente de enlace entre el archivo de concentración con el archivo histórico, esto debido a que dentro del ciclo vital del documento, el archivo de concentración se localiza en la fase semiactiva cuya documentación contenida en el mismo conserva sus valores primarios, administrativos, fiscales, legales y contables así como su valoración la cual da pie a identificar los valores secundarios, evidencial, testimonial e informativo.

Para ejecutar estas actividades el archivo de concentración debe apoyar sus actividades y procesos a través de una apropiada planeación, organización, dirección, coordinación y supervisión encaminadas a la correcta administración de la documentación semiactiva, así como establecer políticas generales, de operación y funcionamiento de sus procedimientos, vigilar las condiciones de higiene y seguridad, así como administrar sus recursos, todo bajo las premisas que marca la normatividad o legislación de la institución.

En conjunto la fase semiactiva del documento y el archivo de trámite vienen a ser parte medular del proceso de desahogo de la saturación de los archivos, consiguiendo por una parte el mejorar el funcionamiento de los archivos de trámite conservando preventivamente la documentación carente de utilidad inmediata y por otro lado evitar la saturación de documentos sin valores secundarios en el archivo histórico