Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

Conservación Documental


Una más de las actividades fundamentales que realiza un archivo histórico, es la subsistencia continua de la información contenida en los documentos, misma que garantizará que al paso del tiempo no se pierdan estos testimonios fundamentales que evidencian la evolución del hombre y por ende su historia, “el acto de conservar tiene como finalidad principal, dar a conocer tanto los acontecimientos del pasado a las generaciones del futuro como los medios o soportes que se han utilizado para ese fin a lo largo de la historia”[1]

En efecto, la conservación radica en la interrupción del deterioro de un objeto interviniendo directamente en su material y estructura respetando sus propiedades originales, ésta se encuentra compuesta por la preservación y la restauración, acciones con un objetivo preciso, la primera consiste en propiciar el ambiente apropiado para que un objeto se mantenga en buen estado al paso del tiempo; la segunda, en cambio es regresar la integridad de un objeto completamente aplicando técnicas y criterios tanto de estética como histórica, teniendo presente que no hay cabida para la alteración o falsificación.

Cabe señalar que para tener una adecuada conservación de los materiales se debe tener conocimiento previo del objeto; es decir, cual es el comportamiento del material, control del medio ambiente, almacenamiento, tratamiento y limpieza.

La preservación impone un cuidado permanente y la restauración implica tratamiento del material documental dañado (roturas, realización de lavados híbridos, fumigación, etc.), ahora bien, la conservación es parte medular del archivo histórico, por ello el archivo debe contar con  un área y personal profesional para realizar esta fina y delicada tarea, para seguir conservando estas fuentes de información.

En este sentido pero aplicado a la Legislación Archivística en México, la conservación se encuentra contemplada dentro de los criterios establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación, en materia de clasificación y conservación de los documentos, reflejados en la Ley de Transparencia y Lineamientos de Organización como se indica:

En el Artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, menciona que el titular de cada Dependencia o Entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. Además (en el Articulo 32) que corresponde al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos.

Por su parte los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, en su Decimosegundo lineamiento dice que las funciones de conservar la documentación con valor histórico, son realizadas por el archivo histórico; en su Vigesimosegundo lineamiento hace mención de la obligación que tiene el archivo para adoptar medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información; a través, de espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, asi como establecer un sistema de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.

Para tal efecto, los mismos lineamientos determinan a la conservación de archivos como el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. Igualmente contemplan la obligación a garantizar su integridad y conservación que permitirá la conformación de la memoria institucional de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

El propósito fundamental por lo que una actividad tan importante como la conservación, forma parte de la legislación archivística, es asegurar la permanencia de los documentos como fuente de información; pues sin duda, sin ella, la decadencia de estos sería un factor de pérdida irremediable de la memoria histórica de una Institución y del País.


[1] RAMIREZ ALCANTARA Julio César. La importancia de la conservación, en: teoría y práctica archivística I. México : UNAM, 2000 p. 55