Ordenación Documental


Para el Archivo General de la Nación la ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.
Cada documento producido cuenta con características internas y externas, las primeras cuentan con elementos que permiten establecer un método de ordenación, puesto que cuentan con fecha de elaboración, en ocasiones con folio, asunto, nombre, área geográfica, etc.
La amplia gama que ofrece la ordenación por medio de métodos, permite elegir el más conveniente de acuerdo a las necesidades de cada institución, de manera que podemos también combinar más de un método es el caso alfanumérico intercalando letras y números para dejar mayor referencia generando más de un punto de acceso.      
Estos son considerados de acuerdo a las características de los documentos y de ahí se determinan  “…los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números (numérico), o la combinación de ambos (alfanumérico).”[1]
los métodos de ordenación más usuales son:
La DATA de los documentos es una característica importante, ya que por si mismos expresan el tiempo en el que fueron generados. “La Fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este método (cronológico), siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.”[2] Una de las facilidades que ofrece es la recuperación, pues la fecha cuenta con tres componentes, por lo tanto son alternativas para acceder al documento.
Ejemplo. 1980-08-15          b) 1979-10-22        c) 1976-12-10
El método que emplea letras para referir a los expedientes es el “Alfabético utiliza el abecedario como criterio de ordenación y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de persona (método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.”[3] Es óptimo para el área de recursos humanos aplicado en expedientes de personal. Otro procedimiento es el geográfico se toma en cuenta por ejemplo el nombre del país, estado, municipio, colonia etc., Jerarquizando de mayor a menor.
Ejemplo.  a)Arreguín Contreras Luisa b)Cortes Mora Juan c)Trejo Mosqueda José 
El orden Numérico responde a la generación progresiva de los documentos asignando por ejemplo un número de folio para controlar su producción y que no se repita uno de otro “…el numérico establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los números desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables.”[4] Es un control sobre todo para actividad financiera controlando de esta manera documentos como facturas.
Ejemplo.  Folio. 0000354         b) Folio. 0000390          c) Folio. 0000406
Es válido combinar dos métodos de ordenación para especificar más a detalle, un ejemplo es el “…Alfanumérico consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.”[5] La asociación de caracteres brinda la practicidad de contar con elementos estructurados que proyectan en una línea desde el órgano productor pasando por el orden asignado hasta el tiempo de creación.
Ejemplo.  A-01, A-02, A-03,  b) B-01, B-02, B-03,  c) N-04, N-05,
Conociendo este amplio rango de métodos por los que se debe ordenar los documentos, su propia naturaleza casi de manera directa nos indican cual es el más adecuado en función del tipo documental a que se este haciendo referencia.


[1] CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. p. 250
[2] Ibídem
[3] Ibid p. 251
[4] Ibídem
[5] Ibídem


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