Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

Control Archivístico


“Es la medición de los resultados actuales en relación con lo esperado, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes es decir es la acción sistemática de documentos para conocer la realización de los planes.”[1]

En efecto, esta etapa permite visualizar logros o quebrantos del avance de las actividades de un archivo, para corregir o cambiar los que están generando pérdidas ya sea de recursos o tiempos, inclusive puede dar pauta a obtener una visión nueva de los objetivos conservando su esencia.

El control está reflejado por medio de lineamientos que especifican su área de acción, así como su estructura y procesos, dentro de estos lineamientos se considera el propio propósito de estos procesos que no es otra cosa que cerciorarse que los planes se logran detectando desviaciones de estos ya sean posibles o reales, otro lineamientos son los controles dirigidos hacia el futuro, es decir realizar el control con base a información adelantada previendo conflictos antes de que ocurran por medio de acciones contundentes para evitarlos, en este sentido el responsable de la ejecución de los controles vigilara su cumplimiento de forma particular con independencia de los procesos o actividades que se realicen.

Continuando con los lineamientos que regulan al control, se encuentran también aquellos que previenen como el control preventivo que hace referencia a la calidad y eficacia de quien dirige, igualmente el reflejo de los planes que marca que deben ser claros, completos e integrales, asimismo la adecuación organizacional, que contempla tanto la claridad como la estructura abarcando a todo el sistema de archivo marcando la responsabilidad de acción de las áreas.

La efectividad del control también dependerá de otros lineamientos que igual que los anteriores servirán como punta de lanza para conseguir lo propuesto; la individualidad de los controles que hace referencia a la utilización de la información y las técnicas que aplicara el personal sean dadas de forma comprensible para su pronta asimilación y ejecución, igualmente la excepción y flexibilidad de los controles, cuyo propósito es excluir actividades innecesarias y los cambios imprevistos que llegaren a surgir.

Cabe señalar, que las desviaciones ocasionadas por los cambios imprevistos solo serán justificadas señalándolas dentro de los planes para su corrección por medio de la planeación, organización y dirección, en este sentido el control debe de ser una retroalimentación de todas las actividades ejercidas verificando si los objetivos se continúan logrando, es decir debe ser cíclico.

El control se deberá aplicar a todas las áreas que integran el archivo por medio de la calidad en los procesos archivísticos, seguimiento de los costos, de los instrumentos de control e inclusive de la propia información.

En lo tocante a la calidad se deberá establecer un área encargada del control de calidad de los procesos archivísticos que va desde la fase activa hasta la inactiva del documento, esta área asegurará que se cumplan las normas constituidas en el manual de procedimientos del archivo o políticas etc., para detectar procesos defectuosos o que no se realicen en el tiempo estipulado, que se garantice cubrir las necesidades de información contenida en los documentos del archivo.

Por su parte la importancia del control de la información radica en la contribución de las decisiones del mismo archivo, es necesario que esté lo más completa y exacta posible, ya que da pie a rectificar errores, es decir, el control de información se refiere al conocimiento que se tiene de los avances de los procesos archivísticos dentro de un archivo.

Referente al control del costo que es identificar las raíces de algún gasto elevado o faltante, éste consiste en el ahorro, elección de materiales de calidad, y capacitación adicional, estos son eficientes para las actividades de aquellos involucrados en un proceso archivístico, precios de materiales, etc., de tal forma que se adecúe los costos a las necesidades reales del archivo para realizar sus funciones.

Por su parte los instrumentos de control y descripción archivísticos como son inventarios, catálogos, cuadros de clasificación, formatos de recepción, despacho de correspondencia, para préstamo, etc., serán los que marquen el seguimiento de los avances para llegar a los objetivos del archivo, es decir, mientras más actualizados y menos instrumentos se tengan más cerca se está del denominar formalmente a un archivo como un conjunto orgánico integral de documentos,




[1] BARNARD Amozorrutia Alicia, Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo. p. 30