Dirección Archivística


Se deriva del verbo dirigiré, en conjunto con el prefijo di, cuyo significado es; intensivo, regir, gobernar.

Un elemento más del proceso administrativo cuyo propósito es lograr la efectividad del dirigente por medio de decisiones ya sea directamente o delegando autoridad supervisada para que se efectúe en la forma adecuada todos los mandatos emitidos, es decir, es el medio por el cual los subordinados favorecen con efectividad sus dirigencias para conseguir los objetivos propuestos de la institución, en este caso de un archivo.

Esta etapa es regulada por principios medulares que son la coordinación, personalidad del mando, respeto a jerarquías y soluciones de conflictos, en los cuales el proceso de comunicación juega un papel fundamental, pues es el medio por el cual se ejerce y delega la autoridad, se coordinan y supervisan las encomiendas, etc.

La ejecución de esta etapa se da -en el caso de las actividades archivísticas- una vez establecido un plan de trabajo cuyas funciones se encuentren perfectamente especificadas y establecidas, solo entonces se comenzará a dirigir y supervisar las actividades encomendadas al personal, en este sentido la dirección es trascendental, ya que recaerá en ella los aciertos o errores en que se incurran motivo por el cual también se debe estar pendiente de que en los procesos archivísticos exista calidad, efectividad, profesionalismo, etc.

En este sentido, se deberá de estar atento en el desarrollo de las actividades de manera continua y que además las mismas se encuentren realizadas de acuerdo a lo planeado, la aplicación de esta etapa se da por medio de un líder, siendo este de carácter necesario y con las características identificadas en la etapa de organización del proceso administrativo y cuya característica principal como se mencionó deberá ser la comunicación clara y precisa con el personal del archivo, ya que éste será el encargado de entre otras cosas motivar al personal, fabricar un ambiente apropiado para motivar a sus subordinados para lograr los objetivos.

Para desarrollar en buenos términos esta etapa, es necesario apegarse a lo determinado previamente en la planeación y la organización establecida en el proceso administrativo, en específico el recurso humano seleccionado y elegido para llevar a cabo las labores de procesos archivísticos necesarios se les integrará a las actividades previamente capacitados, ya sea con cursos o directamente en el área a laborar, con el propósito de explicarle su posición jerárquica y que conozca las actividades que realizará, esta explicación deberá de ser la necesaria.

Otro punto importante es la comunicación verbal con el personal del archivo, ya que es el canal que permite identificar y recopilar la información necesaria que servirá para una efectiva toma de decisiones, así como conseguir la continuidad de las actividades encomendadas, en este sentido la comunicación permanente es esencial, para lograr una interacción contando con un intercambio de ideas, que de ser necesario se instruira al personal para que identifique las líneas de mando y no existan contrariedades o desconocimiento de estas, asimismo es recomendable realizar consultas de manera constante con el propósito de identificar y subsanar ciertos inconvenientes o por menores que surgen por inconformidades, esto para saber si las condiciones en las que se desarrollan las actividades del archivo son las adecuadas para el personal, si están trabajando eficientemente con ellas o es necesario un cambio.

Continuando con la idea anterior, la comunicación no se limita al archivo, sino que también considera las áreas de la institución debido a que son las que generan los documentos, en este sentido, es obligación del archivo difundir sus actividades, sus propósitos, sus objetivos, de tal forma que a través de esto haga que se cumplan sus políticas y respeten su reglamentos, procedimientos, etc.

Igual de importante que la comunicación para la dirección es la motivación del personal debido a que son quienes realizan las actividades encomendadas, que en conjunto son trascendentales para el funcionamiento del archivo que se debe concientizar que el trabajo que realizan es importante, un elemento para su motivación debe ser además en medida de lo posible a través de incentivos económicos como bonos extras, prestaciones, etc. inclusive se puede recurrir a la parte humanitaria, es decir generar un trato cordial entre especialistas y subordinados, un ambiente de trabajo optimo, se deberán de considerar en todo momento al mismo personal y tratar de cubrir hasta donde la prudencia lo permita sus necesidades, en este sentido se pueden considerar algunos puntos como descanso extra, días de vacaciones, permisos especiales, dar libertad para que desarrollen sus actividades, tomar en cuenta habilidades, etc., entre otras, que puedan favorecer el desarrollo de los objetivos para su pronto alcance.

Como se ha mencionado la dirección está encaminada a influir sobre las personas, en el sentido que mientras más se identifiquen las necesidades del personal con los objetivos del archivo se obtendrá una armonía de los objetivos, igualmente se debe ser especialmente cuidadoso en la motivación en donde preferentemente se considera mayormente efectivo se realice con un programa motivacional permanente , en este sentido la competitividad entre el grupo de trabajo es una forma de estimular, en consecuencia de su desempeño será acreedor de un bono de productividad, también se debe de considerar la forma de ejercer el liderazgo la cual deberá de basarse en la comprensión de las metas personales del subordinado y el trato humano.

Por la parte de la comunicación se considerará la claridad e integridad de lo comunicado o el mensaje de tal forma que la comprensión del subordinado sea pronta y que no de lugar a dudas, en este sentido la comunicación será entendida por cualquiera de sus medios, verbal o escrita, en estricto sentido la dirección archivística es la etapa que dará pauta a la realización del control archivístico.

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