Proceso Administrativo Aplicable a la Archivonomía


     La humanidad desde su existencia tiene la necesidad de organizarse en grupos de personas llamados clan o tribu distribuyéndose las tareas, mismas que tenían por objetivo satisfacer sus necesidades básicas, por lo tanto la división del trabajo juega un papel importante para salir avante de las insuficiencias a cubrir, sin saber, de manera empírica estaban aplicando la administración directamente a cada etapa del proceso con la finalidad de distribuir de manera adecuada cada uno de los recursos disponibles al momento, tomando como primordial recurso al hombre, para lograr los fines perseguidos, es decir, las características de cada integrante eran un recurso, como las mujeres que eran las encargadas de cuidar a los niños y realizar las actividades domésticas que consistían en la preparación de alimentos obtenidos como resultado de las actividades como la caza y pesca, los encargados de realizar esta tarea eran los hombres, los cuales por contar con características físicas suficientes para considerarlos aptos y de acuerdo con las herramientas desarrolladas facilitaban el logro de su objetivo, mismas que le permitieron evolucionar cada vez con mayor éxito, al tener resultados positivos prestan mayor atención para desarrollar armas que permitieran cazar animales más grandes y satisfacer dentro de lo posible la necesidad de los clanes y tribus que pertenecían, esta fue satisfecha por medio de la administración de recursos, misma que por medio de sus procesos alcanzaron sus metas en todos los ámbitos en los cuales el ser humano se desarrollaba.

En la actualidad el ser humano basa sus actividades en la administración que impacta desde el hogar hasta su trabajo, así como en el ámbito profesional, a diferencia que ahora es bajo conocimiento de causa dejando el conocimiento emperico al establecer sus teorías y conceptos, mismos que se reflejan en cada avance que ha mostrado a lo largo de su existencia.

En este mismo orden de ideas, el ser humano establece el concepto de administración como resultado del razonamiento y análisis de lo realizado, fundamentando de esta manera el resultado de cómo ha logrado su evolución para dejar testimonio para generaciones futuras.

Existen autores que determinan y definen con las siguientes conceptualizaciones:

 “El Dr. George R. Terry quien define a la administración como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.

Koontz y O*Donnell da a conocer su definición de la siguiente forma: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.”[1]

Por lo tanto, se entiende a la administración como: el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de una organización y de distribuir los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

En este sentido, la administración resulta ser una habilidad cuando es aplicada por conocimientos meramente empíricos, por el contrario cuando es llevada a cabo por medio del conocimiento formal y se respalda la práctica con la forma de hacer las cosas es asimilada como ciencia. Las formas de hacer las cosas son conocidas como métodos o técnicas para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. Por lo tanto y como consecuencia la administración es aplicada por medio de procesos que es la forma de realizar las actividades para lograr las metas establecidas.

Partiendo de estas premisas, se da paso al Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que el autor Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores principales adoptan este proceso como parte central de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. En donde cada uno de sus elementos contiene características muy peculiares comenzando por la “…planificación es considerada por contener las características, decisión sobre los objetivos, definir los planes para alcanzarlos, programación de actividades. La organización contiene los recursos y actividades para el logro de objetivos, Órganos y cargos, atribuciones de autoridades y responsabilidad. Dirección interviene la designación de cargos, comunicación, liderazgo y motivación personal, dirección para los objetivos. Controlar contempla la definición de estándares para medir el desempeño, corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación.”[2]

El proceso administrativo es aplicado en todas las disciplinas pues al interior de una organización interviene el interés de lograr sus metas respetando la planeación, es por esto que cuentan con jerarquías establecidas por medio de organigrama y funciones específicas que reflejan de esta manera cada uno de los procesos administrativos, además de funcionar como sistemas abiertos en donde la retroalimentación es primordial para medir resultados o corregir variaciones.

En los archivos no es la excepción, es el proceso administrativo quien tiene gran impacto para llevar a cabo la organización, al interior de los mismos se planea cada una de las fases del ciclo vital del documento, puesto que en cada una se aplican procesos siendo necesarios la dirección y el control seguido de la ejecución para dar cumplimiento estricto al flujo y producción documental, siguiendo la aplicación del proceso administrativo es permanente en los archivos por la constante medición de resultados corrigiendo fallas o realizando mejoras continuas siendo éstas el resultado de la retroalimentación. Por lo tanto, la administración es el factor común en las profesiones por manejar recursos, el cual es considerado como principal el hombre, así como sus capacidades, que en los archivos es el profesional (el Archivonomo) por ser el responsable de la administración de documentos, así como los recursos asignados a los mismos para su funcionamiento.

[1] http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoDeAdministracion consultada el 31 de mayo del 2010
[2] HENRY Fayol. Introducción a la Teoría General de la Administración.

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