Organización Archivística


     La segunda etapa del proceso administrativo misma que es representada por programas de trabajo funciones y procedimientos de ejecución encaminados a lograr los fines u objetivos eficientemente e ininterrumpidamente en un archivo, a través de la coordinación de los elementos de una institución los cuales son dirigidos por una autoridad estructurada intencionalmente compuesta por roles, puestos, etc., definiendo la naturaleza de los mismos y vigilando su cumplimiento de forma permanente.

La organización es el siguiente paso a seguir después de identificar cual es la distribución de las actividades de tal manera que da pie a la repartición de los recursos y por ende de las responsabilidades y obligaciones de cada integrante de la plantilla de un archivo, para esto, la primera actividad a realizar es un organigrama del archivo en donde se identifique la subordinación y actividades a realizar de cada área, que a través de esto se logre el resguardo y tratamiento óptimo de los documentos del archivo por medio de procesos ya sea intelectual y operativo.

En efecto, los objetivos de cualquier archivo se logran a través de la organización derivada del proceso administrativo, ya que a través de ella se satisfacen las necesidades de información de los usuarios del archivo, igualmente permite al personal operativo identificar sus actividades evitando la duplicidad de las mismas delimitando sus responsabilidades que se traduce en tiempo útil para realizar otras actividades.

No obstante lo anterior, también se organiza al personal, las instalaciones, inclusive los recursos económicos, en cuanto al personal las responsabilidades le serán delegadas de acuerdo a su preparación, capacidad y conocimiento en el proceso para el cual se encuentra contratado, en este punto es importante mencionar que la capacitación es fundamental para que obtenga o amplíen sus conocimientos que se reflejaran al brindar un servicio o al tomar decisiones rápidas de sus actividades o al delegar según el caso, en este sentido designar autoridad para que prevalezca el profesionalismo y la disciplina en todo momento resulta esencial en esta etapa. En cuanto a las instalaciones es de considerar los espacios para la documentación, para los procesos archivísticos, para la consulta y en general toda la infraestructura para el tratamiento y resguardo de los documentos acorde a lo considerado previamente en la planeación para que se tenga la base para su ubicación topográficamente la documentación y las aéreas mencionadas, por su parte el recurso económico juega un papel en la organización medular pues aún cuando está planeada la obtención y utilización se deberá de considerar dentro de la organización para que se garantice su subsistencia optimizando recursos.

La división del trabajo, así como la coordinación son parte de la organización, la primera es el resultado de dos etapas la asignación o división del trabajo y las áreas donde se realizará éste, su objetivo principal es la precisión, optimización de tiempos con un mínimo esfuerzo, por su parte la segunda es establecer comunicación y armonía por medio de las líneas de autoridad coordinando las actividades divididas previamente y asignadas al personal operativo.

La importancia de la etapa de la organización del proceso administrativo radica en sus beneficios al ejecutar los procesos técnicos e inclusive los intelectuales archivísticos se reduce al mínimo la pérdida de tiempo, ya que cada trabajador del archivo sabe su función y actividades, así como su nivel jerárquico que se especializa particularmente en las misma, eficientando las actividades desempeñadas así como los materiales.

Como se mencionó, la etapa de la organización está dividida en actividades, las cuales dependerán del tipo de archivo que se aplicará, en el caso del archivo de trámite se identifican procesos como la expedientación, glosa, asignación de clave de clasificación, ordenación, ubicación etc. De las cuales la primera acción es identificar y clasificar estos procesos para determinar el orden de las acciones que involucra cada actividad, igualmente en el archivo de concentración e histórico cambiando los procesos a los cuales se sujeta la documentación de acuerdo a la fase del ciclo vital donde se encuentran, la segunda actividad es agrupar estos procesos de acuerdo a los recursos de las situaciones cuales son las opciones que existen para realizar estos procesos de forma eficiente, la tercera es la delegación de autoridad que toda la planilla de personal del archivo identifique su lugar jerárquico dentro del mismo que conozca su superior, así como sus subordinados, si es el caso, y por último la coordinación de la autoridad tanto de forma vertical como horizontal tal cual lo marque el organigrama del archivo.

Otras de las bondades de esta etapa es que se omiten innecesarias duplicidades de actividades o tareas, pues permite la delegación de funciones, distribuye recursos a utilizar en cada área, finca prioridad a las actividades que así lo ameritan marcando una secuencia de ejecución, entre otras.

Los resultados de esta actividad son medulares para la siguiente etapa del proceso administrativo, que es la dirección, estos resultados serán identificados por sus beneficios entre los cuales podemos mencionar; la identificación de funciones y actividad de los trabajadores, define las relaciones laborales, coadyuva a la especialización del personal en determinada actividad, el establecimiento y respeto de las jerarquías, equilibrio y desempeños del personal, cabe mencionar que estos se pueden identificar mediante estudios cualitativos y cuantitativos de las actividades, mismos que darán pauta a corregir e implementar mejoras en la mencionada etapa.

En lo que a la parte de la estructura organizacional se refiera en cuanto al personal que la constituye, se deberá cubrir para la integración del personal con algunos requerimientos y procesos como el reclutamiento, la selección, los asensos, las remuneraciones, así como la capacitación y desarrollo de acuerdo a los puestos asignados, y todo aquello que permita dotar al personal de los elementos necesarios para cubrir sus actividades encomendadas de forma eficaz y con calidad.

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