Clasificación Documental


Este vocablo proviene del latín classificare y este del latín classis y facere, de estos dos el primero significa “clase” y el segundo “hacer”. Es decir, ordenar o disponer por clase. Esto no es otra cosa que agrupar y dividir objetos en base a sus características, atribuciones comunes o naturaleza.
Aplicada al campo archivístico la clasificación es esencial para localizar un documento y recuperar su información llevando de la mano al interesado a través de conexiones o relación lógica basadas en la estructura orgánica del Organismo que lo crea; es decir, la agrupación de los documentos de un acervo de la misma procedencia (relacionados entre si), por su contenido y semejanzas partiendo de lo general para llegar a lo específico y particular. A través de una jerarquización coherente, misma que se va subdividiendo sucesivamente manteniendo su dependencia. Para Antonia Heredia la “clasificación siempre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un conjunto.[1]
Esta actividad intelectual es aplicada a fondos o grupos documentales para llevar a cabo su organización y ha de reflejarse en un cuadro de clasificador, a fin de conjuntar los documentos con procedencia y características similares.
El cuadro clasificador puede ser orgánico, funcional y orgánico-funciónal, el primero se adopta según la estructura orgánica de la Institución generando las secciones y subsecciones, en el segundo; estas Secciones y Subsecciones surgen según funciones y actividades que realice la Institución en cuanto al tercero es una combinación de ambos; no obstante, la diferencia de estas, las características que deberá tener son iguales; flexibilidad, sistemáticos, lógicos, sencillos, coherentes pero sobre todo respeto estricto al principio de procedencia y orden original.
El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, a fin de evitar confusión distingue dos tipos de clasificación uno denominado de la información y otro archivística, el primero determina si la información es reservada o confidencial y el segundo se refiere al proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Dependencia o Entidad.[2]
En efecto, la clasificación archivística parte de lo general a lo particular, reflejando la jerarquización por medio de fondo, sección y serie, esto refiriéndose a la parte funcional, en lo que respecta a la parte orgánica de cada área generadora se le asigna clave como referencia.



[1] HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 256
[2] Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, Transparency and Access to information, 2004, México


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