Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

Descripción Documental


Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer archivístico, cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis, organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo, sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de instrumentos de descripción que se detallan mas adelante.

Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el puente que comunica el documento con los usuarios, en la cabeza del puente ésta el archivero, que realiza una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir de los índices”[1]

Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con prontitud los datos que le sean solicitados, revelar el contenido, carácter y localización de los documentos, responder a las demandas de un público indeterminado y heterogéneo, ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son principios fundamentales que debe de establecer el archivo dentro de los programas descriptivos.

La descripción documental “comprende no sólo el análisis del documento: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, si no también los datos para su localización.”[2]

Considerada igualmente como “una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio; es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”[3]

Actualmente las normas descriptivas son las responsables de homogenizar la labor descriptiva para proporcionar la comprensión de los documentos y su contenido, además de favorecer el trabajo archivístico

Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge en sus distintos campos la información de los instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos) de los cuales se toman los necesarios adecuados a cada nivel de descripción.

Cabe mencionar, que a la fecha se cuenta con distintas normas archivísticas internacionales como la Norma ISAAR CPF, Norma ISDIAH, Norma ISDF, Norma NEDA, NORMA 15489, entre otras.

[1] HEREDIA HERRERA Antonia, Op. Cit. p. 300[2]Ibidem. p. 301[3] CRUZ MUNDET José Ramón. Op. Cit. p. 225