Sin olvidar, que la materia principal de los archivos es el conjunto de documentos organizados archivísticamente, no se puede dejar de lado los imprescindibles recursos, parte medular de todas las actividades realizadas en un archivo, estos son los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos, en efecto, estos recursos son parte dinámica de toda actividad, por lo tanto es menester establecer un especial esmero al momento de su contemplación, ya que nos permiten llevar a cabo una óptima administración desde el archivo hasta su materia prima.
En este sentido, los Recursos Humanos que laboren dentro de un archivo deben de ser los más idóneos y cumplan con las necesidades actuales para cubrir un servicio, no basta con conocimientos empíricos deben de ser constantemente capacitados contar con una visión amplia del contexto que refieren los fondos documentales bajo su custodia, conocer nuevas teorías, adoptarlas, ser propositivo, especializarse en sus actividades, etc. Con el único propósito de no solo administrar la información sino de difundirla y generar conocimiento, transmitirlo, acrecentarlo y hasta renovarlo.
En el caso de los Recursos Materiales, que al igual que los demás, son imprescindibles en los archivos su finalidad es la de resguardar y conservar por medio de las unidades de instalación, mobiliarios así como la tecnología entre otras, que en conjunto apoyarán a la productividad y eficacia de los objetivos del archivo
Por su parte los recursos financieros son requeridos para cubrir gastos de operación personal, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo, se deben manejar con eficiencia y eficacia, para cubrir en forma eficiente cada una de sus funciones.
Y por último, los recursos técnicos son aquellos mecanismos que sirven para fundamentar las actividades dentro del archivo, estos son los procedimientos, normas, políticas, en su conjunto estos recursos controlaran las actividades archivísticas.
RECURSOS HUMANOS
El recurso humano ocupado en los archivos debe ser calificado y apto para desempeñarse en las áreas archivísticas, estará establecido en función de la cantidad de labores propias de distinta índole como: operativos, técnicos o especialistas.
En este sentido el recurso humano empleado esta sujeto a las actividades que realizarán, para la obtención de éste, se plantea dos formas, la primera es la contratación de personal o emplear becarios y la segunda abrir plaza para servicio social o prácticas profesionales.
Respecto a lo anterior, el autor Lira Soria dice; que para cubrir las limitantes de recursos humanos al formar un archivo de cualquier clasificación se pueden “establecer programas de reclutamiento y capacitación de cuadros de archivistas con estudios cursados a nivel bachillerato y licenciatura en las áreas de ciencias sociales y humanidades”[1][1]., En cualquiera que sea el caso a los recursos humanos se les deberá brindar una capacitación de los procesos que desempeñarán, poniendo especial énfasis en hacer consciencia sobre la importancia del trabajo en el cual van a participar, así como de la trascendencia que los archivos tienen para la institución en el caso de los históricos a nivel nacional e internacional, como parte importante del patrimonio histórico.
Por la parte profesional que es igual de importante, se deberán de contar con especialistas en la materia como son Archivónomos, (encargado de la normalización y correcta utilización de los procesos archivísticos), Informáticos (encargados del diseño e implantación del conjunto tecnológico), Restauradores (profesionistas que determinarán la prioridad de los materiales susceptibles restaurados en el caso especifico del archivo histórico), Diseñadores (serán los encargados del aspecto visual y de la forma de su difusión), y todos aquellos profesionistas que puedan aportar conocimientos para el funcionamiento adecuado de un archivo de cualquier clasificación, cabe mencionar que cada uno de estos estarán enfocados en cuestiones o actividades específicas a su profesión, buscando al mismo tiempo su cooperación.
Respecto a este recurso cabe mencionar que gran parte de los procesos aplicados en los archivos serán realizados en conjunto por las áreas que lo componen, por eso en el ambiente de trabajo deberá prevalecer en todo caso la disciplina y profesionalismo buscando objetivos comunes y el éxito de cada proceso, en este sentido es recomendable nombrar una persona encargada de vigilar el cumplimiento de las normas que rigen a los archivos, se recomienda sea una persona profesionista como con cocimientos archivísticos.
RECURSOS FINANCIEROS
El recurso financiero con el que se pueda contar tiene un papel importante, ya que del presupuesto que se asigne dependerá el buen desarrollo de las actividades en un archivo, con éste se realizara la adquisición del equipo tecnológico, recursos materiales etc. Los mencionados recursos son un factor determinante en toda institución, es por eso que al contemplarlos se debe ser totalmente objetivo y realista.
Parte de obtener la autorización para hacer destinar estos recursos financieros a un archivo, dependerá de la capacidad del archivista de plantear ante sus autoridades las necesidades y convivencia de estos recursos para el funcionamiento del archivo, es decir, la forma más eficiente de obtener recursos es justificando ante los directivos la utilización de los mismos, en este caso se encuentran íntimamente ligados a los objetivos del archivo.
Una vez concientizados de la necesidad imperiosa del asignar recursos al archivo por parte de los directivos, se presentará un informe en donde se detalla la cantidad de recursos a utilizar desglosada por requerimientos, es decir, cuánto se gastará en los recursos materiales entre ellos los tecnológicos, en su caso humanos, pero haciendo especial referencia a la rentabilidad que no es otra cosa que los beneficios tangibles.
Dependiendo de la Institución en muchos casos los recursos son programables, si es el caso, se contemplarán en la partida presupuestal asignada para el archivo un año antes, de esta forma se evitará una desestabilización financiera en la Institución.
RECURSOS MATERIALES
La adquisición de estos recursos será con base al presupuesto del archivo “acorde a una realidad específica, con los planteamientos necesarios para entender que un proyecto para ser viable, debe ser el producto de la confrontación de una realidad existente con una visión acerca de cómo quisiéramos que fuera esa realidad que nos atañe”[2][2]; no obstante, se deberán de tener algunas consideraciones como las siguientes a la hora de la adquisición de los recursos materiales para un archivo. Por mencionar algunos ejemplos:
- Vigilar que los materiales adquiridos sean de calidad y garantizados.
- Establecer políticas de uso y medidas de control.
- Designar encargados de los materiales para vigilar su uso.
- Verificar que existan materiales que se puedan utilizar y habilitados.
- Vigilar la adecuada utilización de los insumos reduciendo al mínimo el desperdicio por error humano.
- Dar orientación a los usuarios sobre el uso de los materiales.
Por mencionar algunas ventajas de estos recursos podemos destacar las mejoras que se pueden realizar a áreas como la de consulta adquiriendo algunos materiales como son:
- Equipo de cómputo.
- Escáner.
- Mueble para computadora.
- Sillas.
- Mesas.
- Insumos informáticos o tecnológicos (Papel, Tóner, Cintas, CD`S, etc.).
- Materiales para restauración.
- Instalación eléctrica (deberá ser realizada por un profesional).
Cabe mencionar que cualquiera que sea la utilización de estos recursos, deberá de ser autorizado previamente realizando los estudios correspondientes que reflejen su necesaria adquisición.
RECURSOS TÉCNICOS
En el contexto de los archivos los recursos técnicos son aquellos instrumentos fundamentales para la organización documental y está ligada al principio de procedencia y orden original, esos instrumentos tienen distintos objetivos por ejemplo identificar y recuperar la información, la disposición documental, la clasificación, entre otras, todas ellas encaminas a brindar un servicio.
También el concepto de recursos técnicos hace referencia a aquéllos mecanismos que sirven para fundamentar las actividades dentro del archivo, estos son los procedimientos, normas, políticas, etc., cabe mencionar que en conjunto estos recursos controlarán las actividades.
Estos recursos que posibilitan el acceso a los documentos o a la información, existen varios tipos de instrumentos que se utilizan dependiendo de las agrupaciones documentales y el grado de detalle en que son descritas; en forma general, se encuentran por ejemplo:
La GUÍA, según aporta el Dr. T R. Schellenberg, las guía se dividen en dos clasificaciones las generales y especificas (sumarias o descriptivas) en la primera, se refleja la información relativa al archivo, es decir, su creación, edificio, dependencia, servidores, servicios, fondos que se albergan, volumen de unidades y fechas, además la relación de los instrumentos de descripción sobre los fondos. Y en la segunda se limita a un fondo o una de sus secciones haciendo referencia a la historia de la Institución que produjo los documentos, resaltando las funciones y actividades reconstruyendo en muchas ocasiones el proceso de nacimiento hasta la decadencia –en su caso- dando al usuario o investigador un panorama más amplio para el sustento de su investigación.
El INVENTARIO Este instrumento archivístico es llevado a cabo con el propósito de conocer el volumen documental de cada serie pertenecientes al mismo fondo contenidas de un acervo, éste consiste en la enumeración de todos y cada uno de los expedientes que forman parte de la misma, siguiendo un orden de ubicación en el archivo, esto es, contempla los expedientes pertenecientes a cada serie documental para conocer el volumen del fondo.
LOS CATÁLOGOS, la importancia y trascendencia de la catalogación radica en constituirse en un instrumento de descripción archivística emanado del análisis profundo de los documentos o unidades, utilizado para conocer el contenido de la información en los mismos, su localización y para el usuario como medio de consulta a través de cédulas o fichas en donde se realiza sistemáticamente el registro.
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA cuya finalidad es asignar una clave de clasificación documental a los expedientes de un archivo a través de una jerarquización lógica, misma que se subdivide de acuerdo al organigrama y funciones de la institución.
Como en toda institución, el conjunto de recursos previamente planeados dan paso a cumplir las funciones de forma eficaz, no obstante, un error al administrar cualquiera de estos puede ser un detonante que afectaría su funcionamiento. En el caso del archivo todos los recursos trabajando de forma armónica son básicos para mantener en acervo en condiciones óptimas.
