Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

Fase Semi-Activa

Conocida como la segunda etapa “En ella una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa.”[1]
En efecto, los documentos semiactivos, son aquellos cuya ”frecuencia de consulta no es lo suficientemente elevada para justificar su conservación demasiada onerosa en espacios previstos para fines administrativos”[2]
Esta fase indica que los documentos han concluido con los trámites formales de los cuales surgieron y dejaron de ser de utilidad inmediata, es decir, tiene una consulta eventual, estos conservan sus valores primarios y se custodian con el propósito de prevenir  obligaciones y derechos que diversas disposiciones legales establecen, su resguardo es en el archivo de concentración y al concluir éste, se determina a través de una valoración documental por un comité de valoración o dictaminador, si adquirió valores secundarios y sí su utilidad es permanente se traslada al archivo histórico mediante una transferencia secundaria o de carecer de valores se dará de baja.

En este sentido el instrumento archivístico en el cual se apoya el citado archivo para determinar estos tiempos de conservación, así como su clasificación de la información es el catálogo de disposición documental, igualmente existen otros instrumentos como el calendario de caducidades que apoya en el control de tiempo, dando pie al flujo documental.
Asimismo en dicha fase se utilizan instrumentos de control para el préstamo y consulta de documentos y en general para su organización como el cuadro de clasificación archivistica, inventario general y específico, guía simple, etc.   
En mencionada fase los generadores de los documentos serán los usuarios de los mismos y de acuerdo a las disposiciones de acceso a la información y por medio del área generadora, lo podrá solicitar cualquier usuario, ya sea como consulta o antecedente de alguna gestión.
Por otro lado, la teoría del ciclo vital del documento dice que en esta fase los documentos conservan valores primarios administrativo, legal, fiscal o contable y que se realiza un proceso de valoración identificando los valores secundarios para su transferencia a la fase inactiva.
En tanto, la organización de los documentos en la fase inactiva con valores secundarios queda a cargo del archivo histórico


[1] HEREDIA HERRERA, Antonia. Op cit. p. 173
[2]COUTURE, Carol y ROUSSEAU, Jean. Los archivos en el siglo XX. 1982 p.132