Capacitación Archivística

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México, D. F.
ESTA BITÁCORA ES INTEGRADA POR CONCEPTUALIZACIONES MEDULARES PARA CONTEXTUALIZAR Y GENERAR BASES FIRMES PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN Y APRENDIZAJE DE AQUELLOS INTERESADOS EN LA CIENCIA ARCHIVÍSTICA.

Expurgo


     El expurgo como parte de los procesos técnicos archivísticos consiste en “retirar los copias conocidas como inútiles[1], así como los objetos de papelería que pueden dañar los documentos, que en conjunto ocupan espacio y este factor dentro de los archivos es indispensable puesto que se encuentran saturados en la mayoría de los casos, ésta parte de los procesos se realiza en el Archivo de Trámite, el llevar a cabo esta tarea para rescatar espacios colabora en gran medida para así disponer y custodiar los documentos en su siguiente fase del ciclo vital, en el Archivo de Concentración lugar a donde serán transferidos los documentos, además de retirar objetos que pueden dañar la integridad física de los documentos, los clips, broches, ligas, grapas, en la realización del expurgo el beneficio es con doble intensión, el primero la recuperación de espacios al interior de los archivos y retirar copias innecesarias, al expurgar se contará con un porcentaje importante de espacio recuperado, en consecuencia los objetos retirados se pueden reciclar, por lo tanto se puede alargar la vida útil de este tipo de recursos asignados a la unidad archivística.

La optimización hay que llevarla a la práctica en los archivos, pues en la medida de lo posible se irán reflejando en la organización de los mismos, así como en la conservación de los documentos, en el servicio de préstamo y consulta. Esto es que el mayor porcentaje del material recuperado como resultado del expurgo se puede volver a utilizar para considerar en su lugar otro tipo de recursos que cubran otra necesidad en los archivos, por otro lado, tenemos el espacio que ocupa un expediente sin expurgo, para proyectar la cantidad de cajas que se ocuparán para transferir al archivo de concentración se elevará, una vez retiradas las copias y los artículos de papelería el espacio disponible aumentará y se reflejará en la instalación de los expedientes dentro de las unidades de conservación (cajas), por consecuencia se trasladará a la siguiente fase de los documentos únicamente lo necesario, optimizando el espacio desde los expedientes hasta la estantería en donde serán instalados y posteriormente consultados.

Esta actividad es aplicada en el Archivo de Trámite, unidad encargada de realizar la transferencia primaria al Archivo de Concentración, en donde cuidar espacios y la conservación de documentos es muy importante, pues las instituciones son dinámicas y cada vez generan mayor documentación en medida que aumenta su estructura orgánica y sus funciones. En este sentido la actividad del expurgo se realiza previa transferencia primaria, con sentido de responsabilidad para revisar cada expediente, puesto que es documentación que permanecerá en el archivo de concentración para su custodia hasta concluir su vigencia documental.



[1] AGN Introducción a la organización de archivos 2004