Valoración Documental

La valoración es realizada en el Archivo de Concentración cuando los documentos han concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios así como su consulta esporádica, volviéndose objeto de análisis por un grupo interdisciplinario que incluye de manera obligatoria al especialista en la materia Archivística, el cual emitirá su dictamen con base en distintas perspectivas.

El Archivo General de la Nación considera la valoración documental como el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele  tiempo y espacio de conservación o eliminación
También dicho órgano normativo en materia de archivos a nivel federal considera que hay valoración primaria, que es el análisis de los documentos para determinar su valor primario en su etapa activa, como son Administrativos, Legal y Jurídico, Contable y Fiscal, igualmente la determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos.

En este sentido, considera la valoración secundaria como la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de  carácter único o permanente.
Sin embargo, se considera el análisis aplicado con la intensión de identificar o descartar en los documentos los valores secundarios o su etapa inactiva, cuyo interés es meramente una aportación sociocultural aportando a la historia elementos referentes de hechos que impactaron de manera concreta en la evolución de la institución generadora. 
Para uno de los referentes más importantes de la archivística de habla hispana, la autora Antonia Heredia considera un elemento mas, quedando de la siguiente forma.
“Valoración y Selección. Esta eliminación forzosa ha de estar precedida de una selección  de aquélla, tras una evaluación que analice los valores de los documentos primarios para la propia persona o institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento (administrativos, fiscales, legales y operativos); secundario que perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores.”[1] Esto indica que la selección también juega un papel importante al señalar de manera directa los documentos que carecen de valores secundarios para pasar a su eliminación previo análisis o valoración secundaria.
En este mismo orden de ideas, el Archivo General de la Nación emite criterios para realizar la valoración secundaria en donde son involucrados aspectos importantes que facilitarán la identificación de los valores secundarios conocidos como evidencial, testimonial e informativo.

[1] HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p.186


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